Clubämter-Sitzungen

Aus RO.WIKI
Wechseln zu: Navigation, Suche
RO.CAS unterstütz das Vor- und Nachbereiten von Clubsachen-Terminen (Clubämter-Sitzungen (auch Vorstandssitzungen genannt), Ausschusssitzungen, Mitgliederversammlungen).

Mit RO.CAS haben Sie für Clubsachen-Termine alle erforderlichen Hilfsmittel zur Hand und gleichzeitig archiviert:

  • Erstellen und versenden Sie die Einladung.
  • Führen Sie die Besprechung durch.
  • Erstellen und versenden Sie das Protokoll.

Voraussetzung ist ein vorhandener Clubsachen-Termin

Wenn noch kein Clubsachen-Termin existiert, lässt sich dieser schnell anlegen.

Anleitung - "Clubsachen-Termin anlegen"
CLUBAEMTER Clubsachen-Termine.png
(1) gehen Sie zu <Termine> <Übersicht> <Clubsachen-Termine>
(2) klicken Sie auf <+ Clubsachen-Termin hinzufügen>
CLUBAEMTER Clubsachen-Termine hinzufuegen.png
(3) geben Sie die Daten ein:
  • Datum * (einziges Pflichtfeld)
  • Uhrzeit (wenn schon bekannt, wird automatisch in Clubsachen Protokoll übernommen)
  • Thema (sollte sein, wird automatisch in Clubsachen Protokoll übernommen)
(4) <speichern> Sie Ihre Eingaben

Einladung schreiben und versenden

Für die Einladung und für die Tagesordnung gibt es jeweils einen eigenen Tab, so dass Sie beides sowohl unabhängig voneinander als auch gemeinsam nutzen können. So haben Sie die Möglichkeit, die Einladung als "Save The Date" zeitig zu versenden und dabei Punkte zur geplanten Tagesordnung abzufragen, um dann zu einem späteren Zeitpunkt die endgültige Tagesordnung zu versenden. Genauso gut können Sie aber auch beides "in einem Rutsch" machen.

Anleitung - "Einladung schreiben und versenden"
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Auswahl.png
(1) gehen Sie zu <Clubämter> <Clubsachen Protokoll>
(2) klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (1. Spalte v.l.) bei dem betroffenen Clubsachen-Termin
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Einladung.png
(3) klicken Sie auf den Tab <Einladung>
(4) geben Sie Ihren Einladungstext in das Textfeld ein
(5) geben Sie ggf. sonstige Informationen und/oder Notizen im Tab <Sonstiges> in das Textfeld ein
(6) setzen Sie in den Tabs die Haken bei "in PDF 'Protokoll' zeigen", deren Inhalte in die PDF übernommen werden sollen
Inhalt der PDF in PDF "Protokoll" zeigen
Einladung

Tagesord-
nung
Protokoll

Sonstiges

Einladung ja -- -- --
Einladung + Tagesordnung ja ja -- --
Einladung + Tagesordnung + Sonstiges ja ja -- ja
Einladung                            + Sonstiges ja -- -- ja
Gespeichert wird immer alles, unabhängig davon, ob der Haken gesetzt ist oder nicht.
(7) <speichern> Sie und es schließt sich der Tab <Einladung> und es öffnet sich der Tab <Allgemeines>
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Einladung PDF.png
(8) klicken Sie auf <Protokoll>, um die PDF anzusehen (die PDF wird erst beim ersten Speichern angelegt)
(9) versenden Sie die PDF über <Clubämter> <E-Mail>

Sie können den Einladungstext auch direkt in das Textfeld bei <Clubämter> <E-Mail> setzen, was allerdings den Nachteil hat, dass der Inhalt nicht gespeichert wird. Daher bietet sich an, auch den Einladungstext in <Clubsachen Protokoll> einzugeben.

Tagesordnung schreiben und versenden

Für die Einladung und für die Tagesordnung gibt es jeweils einen eigene Tab, so dass Sie beides unabhängig voneinander oder gemeinsam nutzen können. So haben Sie die Möglichkeit, die Einladung als "Save The Date" zeitig zu versenden und dabei Punkte zur geplanten Tagesordnung abzufragen, um dann zu einem späteren Zeitpunkt die endgültige Tagesordnung zu versenden. Genauso gut können Sie aber auch beides "in einem Rutsch" machen.

Anleitung - "Tagesordnung schreiben und versenden"
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Auswahl.png
(1) gehen Sie zu <Clubämter> <Clubsachen Protokoll>
(2) klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (1. Spalte v.l.) bei dem betroffenen Clubsachen-Termin
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Tagesordnung.png
(3) klicken Sie auf den Tab <Tagesordnung>
(4) geben Sie Ihre Tagesordnung in das Textfeld ein
(5) geben Sie ggf. sonstige Informationen und/oder Notizen im Tab <Sonstiges> in das Textfeld ein
(6) setzen Sie in den Tabs die Haken bei "in PDF 'Protokoll' zeigen", deren Inhalte in die PDF übernommen werden sollen
Inhalt der PDF in PDF "Protokoll" zeigen
Einladung

Tagesord-
nung
Protokoll

Sonstiges

Einladung ja -- -- --
Einladung + Tagesordnung ja ja -- --
Einladung + Tagesordnung + Sonstiges ja ja -- ja
                    Tagesordnung + Sonstiges -- ja -- ja
Gespeichert wird immer alles, unabhängig davon, ob der Haken gesetzt ist oder nicht.
(7) <speichern> Sie Ihre Eingaben und es schließt sich der Tab <Tagesordnung> und es öffnet sich der Tab <Allgemeines>
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Tagesordnung PDF.png
(8) klicken Sie auf <Protokoll>, um die PDF anzusehen
(9) versenden Sie die PDF über <Clubämter> <E-Mail>

Protokoll schreiben und versenden

Meist wird der Sekretär und nicht die/der Präsident(in) das Protokoll archivieren - der Vollständigkeit halber ist es hier mit aufgeführt.

Anleitung - "Protokoll schreiben und versenden"
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Auswahl.png
(1) gehen Sie zu <Clubämter> <Clubsachen Protokoll>
(2) klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (1. Spalte v.l.) bei dem betroffenen Clubsachen-Termin
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Protokollant.png
(3) geben Sie den Protokollant im Tab <Allgemein> im Feld "Protokollant" ein
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Protokoll.png
(4) klicken Sie auf den Tab <Protokol>
(5) geben Sie Ihr Protokoll in das Textfeld ein
(6) geben Sie ggf. sonstige Informationen und/oder Notizen im Tab <Sonstiges> in das Textfeld ein
(7) setzen Sie in den Tabs die Haken bei "in PDF 'Protokoll' zeigen", deren Inhalte in die PDF übernommen werden sollen
Inhalt der PDF in PDF "Protokoll" zeigen
Einladung

Tagesord-
nung
Protokoll

Sonstiges

                                               Protokoll -- -- ja --
                                               Protokoll + Sonstiges -- -- ja ja
                    Tagesordnung + Protokoll -- ja ja --
                    Tagesordnung + Protokoll + Sonstiges -- ja ja ja
Einladung + Tagesordnung + Protokoll ja ja ja --
Einladung + Tagesordnung + Protokoll + Sonstiges ja ja ja ja
Einladung                            + Protokoll ja -- ja --
Einladung                            + Protokoll + Sonstiges ja -- ja ja
Gespeichert wird immer alles, unabhängig davon, ob der Haken gesetzt ist oder nicht.
(8) <speichern> Sie Ihre Eingaben und es schließt sich der Tab <Protokoll> und es öffnet sich der Tab <Allgemeines>
CLUBAEMTER-PROTOKOLL Protokoll PDF.png
(9) klicken Sie auf <Protokoll>, um die PDF anzusehen
(10) versenden Sie die PDF über <Clubämter> <E-Mail>

Protokoll archivieren

Jedes Speichern eines Clubsachen Protokoll archiviert gleichzeitig, so dass ein gesondertes Archiveren nicht notwendig ist. Wenn in der Archivversion der Vollständigkeit halber alle Felder gezeigt werden sollen, müssen in den Tabs Einladung, Tagesordnung, Protokoll und Sonstiges jeweils die Haken bei "in PDF 'Protokoll' zeigen" gesetzt sein.

Inhalt der PDF in PDF "Protokoll" zeigen
Einladung

Tagesord-
nung
Protokoll

Sonstiges

Einladung + Tagesordnung + Protokoll + Sonstiges ja ja ja ja

Einladung/Tagesordnung/Protokoll versenden

Der Beitrag spezielles E-Mail-Modul für Clubsachen beschreibt das Versenden.