Datenverwaltung

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Alle Club-Daten (ausgenommen Club-Name und Club-Nummer), Clubämter-Daten und Mitglieder-Daten werden direkt vor Ort auf Clubebene verwaltet - "Der Club ist Herr der Daten".

Seit 2007 steht für diese Datenverwaltung die Software RO.CAS ("Rationale Online Club-Administration Simplified" oder auch "Richtig Ordentliches Club Administrations System") zur Verfügung. Jedes Mitglied eines Rotary Club (Club) in Deutschland ist automatisch auch Mitglied beim Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. (RDG) und bei Rotary International (RI) sowie Abonnent bei der Rotary Verlags GmbH (Verlag). RO.CAS stellt als d a s datenführende System die jeweils erforderlichen Daten neben dem Club auch dem Rotary Distrikt (Distrikt), dem Verlag, dem RDG und RI zur Verfügung.

Datenverwaltung in den Rotary Clubs

Bei den Mitglieder-Daten gilt analog zum Club: "Jedes Mitglied ist Herr seiner Daten". Die Übersicht über alle Datenfelder zeigt der Beitrag Stammdaten-Blatt, deren Verwendungen der Beitrag Stammdaten-Verwendung.

Datenübergabe an die Rotary Verlags GmbH

Die Rotary Verlags GmbH (Verlag) gibt das Rotary Magazin (Pflichtbezug für Mitglieder deutscher Rotary Clubs) heraus und benötigt für die Abo-Verwaltung im Wesentlichen die Namen und Adressen der Mitglieder. RO.CAS übergibt als datenführendes System diese Daten (siehe Beitrag Stammdaten-Verwendung) automatisch jede Nacht an den Verlag.

Datenübergabe an den Rotary Gemeindienst Deutschland e.V.

Der Rotary Gemeindienst Deutschland e.V. (RDG) ist die zentrale Spendenverwaltungs-Organisation für alle deutschen Rotary Clubs und so ist auch jedes Mitglied eines Clubs automatisch auch Mitglied im RDG. Deshalb benötigt der RDG für die Mitglieder- und Spendenverwaltung im Wesentlichen die Namen und Adressen der Mitglieder. RO.CAS übergibt als datenführendes System diese Daten (siehe Beitrag Stammdaten-Verwendung) automatisch jede Nacht an den RDG.

Information des Rotary Gemeindienst Deutschland e.V. (RDG): Der RDG ist aus Gründen des Vereinsrechts gesetzlich verpflichtet, eine vollständige Datei seiner Mitglieder zu führen. Dazu benötigt er die Daten derjenigen, für die ein Beitrag gezahlt wird, denn nach Satzung wird diejenige Rotarierin / derjenige Rotarier Mitglied im RDG, die / der den Beitrag erstmalig zahlt. Der RDG ist aus Gründen des Spendenrechts gesetzlich verpflichtet, zu prüfen, ob der Endbegünstigte einer Auszahlung Mitglied eines deutschen Rotary Clubs ist. Diese Bestimmung ist auch in § 4.2 der RDG-Satzung enthalten. Dazu benötigt er die Daten auch derjenigen, die nicht Mitglied in RDG sind, weil für sie der Beitrag noch niemals gezahlt wurde (z.B. Rotarier, die unterjährig eintreten). Die Datenschutzbeauftragte des RDG hat dieser Übermittlung und den in diesem Papier enthaltenen Funktionen zugestimmt. Aus Rechtsgründen und Gründen der rotarischen Redlichkeit dürfen die Daten jedoch nur mit Kenntnis der Mitglieder an RDG weitergegeben werden. Diese Informationspflicht liegt bei den Clubs. (Datenschutzerklärung des RDG)

Datenübergabe an Rotary International

Alle Rotary Clubs weltweit sind Mitglieder der Organisation Rotary International (RI). Als Rotarierin/Rotarier ist man Mitglied in dem Rotary Club, der einen aufgenommen hat. RI benötigt für die Club-, Clubämter- und Mitglieder-Verwaltung verschiedene Daten, von den Mitgliedern im Wesentlichen die Namen und Kontaktdaten sowie die rotarischen Funktionen.

Für den Datenübergabe an RI stehen zwei Verfahren zur Verfügung:

Datenschutz

Rotary legt größten Wert auf Datenschutz und das gesetzlich verbriefte Recht jedes einzelnen zum Schutz seiner persönlichen Daten. Deshalb gibt es hierzu auch einen eigenen Beitrag Datenschutz.