E-Mail-Module

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Rotary lebt davon, dass die Mitglieder über aktuelle Themen informiert werden. Dazu gehören in der Hauptsache die Wochenberichte, aber auch die Clubsachenprotokolle und allgemeine Informationen des Clubs. Der Distrikt informiert die Mitglieder mit dem Governorbrief und allgemeinen E-Mails.

Diese Seite informiert über die unterschiedlichen E-Mail-Module, mit denen Sie den Mitgliedern Informationen zukommen lassen können.

Übersicht

Alle E-Mail-Module haben die selben Grundfunktionen. Zuerst wird die Nachricht erstellt, anschließend werden die Empfänger ausgewählt und dann werden die E-Mails versandt. Alle E-Mails besteht aus einem Betreff, einer Nachricht und einem Absender. Hinzu kommen ggf. Anlagen (z.B. Wochenberichte, Protokolle, Governorbriefe) und Sonstige Anhänge (beliebige Dateiformate).

E-Mail-Module im RO.CAS der Clubs

Mit dem E-Mail Modul lassen sich einfache Nachrichten mit Anhang versenden. Wählen Sie aus dem Menü <E-Mails/Briefe> den Menüpunkt <E-Mail>. Erfassen Sie zunächst den Betreff der Nachricht. Achten Sie auf ein aussagefähiges Betreff, damit die Nachricht auch in einem vollen Posteingang identifiziert werden kann.

Wählen Sie dann die Variablen für die Anrede aus, mit der Sie die Empfänger ansprechen möchten. Sie haben hier die Wahl zwischen der persönlichen und der formellen Anrede. Die Variablen werden beim E-Mail Versand durch das Programm automatisch gefüllt.

Hinweis: Achten Sie auf ein Leerzeichen zwischen den Variablen. Nur mit Leerzeichen wird die Anrede korrekt zusammen gesetzt. Auch das Komma hinter der Anrede muss manuell eingefügt werden.

Erfassen Sie nun Nachricht.

Beispiel einer einfachen E-Mail

Eine Nachricht kann mit einem Anhang versehen werden. Hierzu lesen Sie den Abschnitt Sonstiger Anhang.

Im Anschluss können Sie die Nachricht bereits versenden. Hierzu wählen Sie die zweite Registerkarte <Empfänger Allgemein> aus.

allgemeines E-Mail-Modul Club

Die Unterscheidung zwischen unterschiedlichen E-Mail-Modulen liegt in den ergänzenden Funktionen, die je nach Nutzung unterschiedliche Anhänge automatisch für den Versand vorschlagen. Nutzen Sie die E-Mail jedoch direkt für die Information, so ergeben sich keine Unterschiede zu den anderen Stellen, an denen RO.CAS die E-Mail Funktion zur Verfügung stellt.

Grundlage des Programms ist, dass eine E-Mail mit gleichem Inhalt an eine Liste von Empfängern verschickt werden kann. Dabei löst das Programm die Liste der Empfänger auf und schickt jedem Empfänger eine einzelne E-Mail.

Die Art wie das Programm den Absender für diese E-Mail erstellt, kann ausgewählt werden. Sie können die E-Mail direkt mit Ihrer E-Mail Adresse versenden oder Sie wählen eine anonyme Absenderadresse.

Hinweis: Eine E-Mail wird mit unterschiedlichen Absenderadressen verschickt. Zum einen gibt es eine Absenderadresse und es gibt eine Antwortadresse. In der Regel stimmen diese überein.

Auswahl der Darstellung des Absenders in der E-Mail

Die Beschreibung, warum wir noreply-Absenderadressen verschicken können, ist etwas umfangreicher. Wenn ein Server viele tausend E-Mails verschickt, dann kann er als SPAM Rechner eingestuft werden, wenn die Absenderadressen mit unterschiedlichen Domain verwendet werden. (Also ...@<Domain> (Domainname mit Länderkennzeichen)) Das führt wiederum dazu, dass die versendeten E-Mails im Spamfilter landen oder gar gelöscht werden. Damit diese Problematik umgangen wird, stellt das System die noreply@rotary.de Adresse (rocas@rotary.de) zur Verfügung. Wird diese verwendet, dann bewirkt das, dass die Absenderadresse und der Name der versendenden Domain (Server) überein stimmen. Damit entfällt die Vermutung, dass es sich um einen SPAM-Server handelt. Natürlich kann man auf diese E-Mail Adresse nicht antworten.

Als Antwortadresse wird Ihre persönliche Adresse verwendet, damit der Empfänger auf die E-Mail direkt antworten kann. Die Absenderadresse tragen Sie unter <Absender E-Mail> ein.

Nun werden auf der zweiten Registerkarte <Empfänger Allgemein> die Einstellungen vorgenommen, welche Personen die E-Mail erhalten sollen. Die Empfänger können als Gruppe oder einzeln ausgewählt werden.

Wählen sie aus der Liste <Empfänger Gruppen-Auswahl> eine Liste aus in dem Sie den Schalter <auswählen> aktivieren. Anschließend klicken Sie oben rechts auf den Knopf <senden>. Das Programm startet nun den Versand der E-Mails. In einem kleinen Fenster können Sie den Fortschritt des Versands verfolgen.

Beispiel: E-Mail Versand an die Mitglieder

Es besteht auch die Möglichkeit die E-Mail an ausgewählte Personen zu schicken. Das Programm stellt Ihnen alle für den Club erfassten Adressen mit E-Mail in einer Übersicht zur Verfügung. Sie müssen lediglich die Adressaten in der Spalte <Empfänger> markieren und anschließend den Knopf <senden> klicken.

spezielles E-Mail-Modul für Wochenberichte

Nach der Erstellung der Wochenberichte werden diese aus dem gleichnamigen Hauptmenü verschickt. Hierzu klicken Sie unter <Wochenberichte> den Menüpunkt <E-Mail> an.

Protokollversand vor Eingabe des Textes

Wählen Sie zum Versand des Wochenberichts die E-Mail Vorlage aus und ergänzen Sie diese nach Bedarf.

Wählen Sie nun im Abschnitt <Anhänge Wochenbericht> den zu verschickenden Wochenbericht aus.

Auswahl des Wochenberichts zum Versand

Hinweis: Sie können einen Wochenbericht nur verschicken, wenn Sie den Wochenbericht veröffentlicht haben. Hierzu muss vor dem speichern des Wochenberichts der Schalter <Beim Speichern veröffentlichen> auf der Registerkarte <Meeting> aktiviert werden.

spezielles E-Mail-Modul für Clubsachen

Über das Menü <Clubämter> erreichen Sie das Menü <Clubsachen Protokoll>. Dort erstellen Sie das Protokoll der Vorstandssitzung. Nach der Satzung von Rotary ist es erforderlich, die Protokoll in Clubsachen an die Mitglieder zu schicken.

Analog zur Versand der Wochenberichte, stellt RO.CAS unmittelbar unter dem Menüpunkt <Clubsachen Protokoll> die Funktion zum Versand des Protokolls in Clubsachen zur Verfügung.

Auswahl eines Clubsachen-Protokolls

Wählen Sie nun in der Registerkarte <Empfänger> die Adressaten für die E-Mail aus.

E-Mail-Module im RO.CAS der Distrikte

allgemeines E-Mail-Modul Distrikt

Das E-Mail Modul in der Distriktverwaltung unterscheidet sich von denen der Clubs, in der Auswahl der Empfänger.

Nach der Erstellung der Nachricht, wechselt man auf die Registerkarte <Empfänger>.

Auswahl der Empfänger

Klicken Sie auf das <+> Pluszeichen vor dem Bereich, aus dem Sie die Empfänger auswählen möchten. Markieren Sie dort in der Spalte <Empfänger> die jeweiligen Adressaten der E-Mail und klicken Sie anschließend auf den Knopf <senden> rechts oben im Fenster.

spezielles E-Mail-Modul für Governorbriefe

Die E-Mail Funktion stellt eine spezielle Funktion zur Auswahl des Governorbriefes zur Verfügung. Die Auswahl der Empfänger ist analog zu der Beschreibung des allgemeinen E-Mail-Moduls.

Auswahl des Govornorbriefs für den Versand

E-Mail Vorlagen

Der Versand von E-Mails kann dadurch erleichtert werden, dass Sie sich E-Mail Vorlagen erstellen. Auf diese Weise ersparen Sie sich die erneute Eingabe von Anschreiben, beispielsweise für den Versand des Wochenberichts.

Die Einstellung finden Sie im Menü <E-Mails/Briefe> unter dem Menüpunkt <E-Mail Vorlagen>. Dort können Sie Vorlagen erstellen, die anschließend für den Versand verwendet werden können. Die Vorlage besteht aus einer Betreffzeile - die Sie vor dem Versand noch ergänzen können und der Nachricht selbst.

Beispiel einer E-Mail Vorlage

Die Anrede in der E-Mail Vorlage wurde mit Variablen erstellt. So wird der Adressat immer persönlich angesprochen.

Bei der Erstellung der Vorlage, dient Ihnen der Betreff zur Auswahl einer Vorlage. Auch für den Adressat sind aussagefähige Betreffe im E-Mail Eingang sehr hilfreich.

E-Mail Vorlage einsetzen

Über der Kennzeichnung des Feldes Betreff*, befindet sich die Auswahl der Vorlage. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Text E-Mail Vorlagen. Nun erhalten Sie die Auswahl der angelegten Vorlagen. Klicken Sie auf das Betreff der Vorlage (blauer Text), um eine Vorlagen auszuwählen. Damit wird die Vorlage in die E-Mail übernommen. Nun können Sie noch Änderungen an dem Betreff oder der Nachricht vornehmen.

Hinweis: Durch ein klicken auf das Minuszeichen vor dem Text E-Mail Vorlagen blenden Sie die Auswahlliste wieder aus.

Sonstiger Anhang

RO.CAS stellt unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, Anhänge mit einer E-Mail zu verschicken. Die Anhänge die mit RO.CAS erstellt werden, z.B. Wochenberichte oder Clubsachenprotokolle, können in dem jeweiligen Bereich direkt an eine E-Mail angehängt werden. Sobald Sie aber eine Datei von Ihrem Computer mit einer E-Mail versenden wollen, so müssen Sie die Datei auswählen und anschließend hochladen.

Hierzu klicken Sie im Bereich <Sonstiger Anhang> unterhalb der Nachricht auf den Knopf <Durchsuchen>. Es öffnet sich ein Fenster, der den Inhalt Ihres Computers zeigt. In diesem wählen Sie die Datei aus, die Sie an die E-Mail anhängen wollen.

Dateiauswahl auf dem eigenen Computer (Abbildung Windows 7)

Wählen Sie die Datei aus, welche Sie mit der E-Mail verschicken wollen und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Hinweis: Verwenden Sie für den Versand von Texten das PDF-Format und verschicken Sie keine Datei, die von dem Empfänger möglicherweise nicht geöffnet werden kann, weil er das erforderliche Programm nicht auf seinem Computer installiert hat.

Ausgewählte Datei vor dem Hochladen

Klicken Sie nun auf den Knopf <Hochladen>. Nur wenn die Datei auch hochgeladen wurde, kann diese mit der E-Mail verschickt werden.

Hochgeladene Datei vor dem Versand

Sie haben nun die Möglichkeit, weitere Dateien für den Versand auszuwählen. Vergessen Sie bitte nicht die Dateien nach der Auswahl mit dem Knopf <Hochladen> für den Versand vorzubereiten.

Nun ist die E-Mail für den Versand mit einem Sonstigen Anhang vorbereitet.