GEWUSST WIE

Aus RO.WIKI
Wechseln zu: Navigation, Suche
GEWUSST WIE gibt Tipps zur Anwendung von RO.CAS, RO.WEB & Co. in der Praxis.

... für Präsidentinnen/Präsidenten

Meeting vorbereiten

https://rocas.rotary.de/handbuch/htm/meeting_vorbereiten.htm

... für Sekretarias und Sekretäre

Routinearbeiten des Club-Sekretärs mit RO.CAS

https://rocas.rotary.de/handbuch/htm/____fur_sekretarias_und_sekretare.htm

Clubamtsträger

Clubamtsträger bei RI melden


https://rocas.rotary.de/handbuch/htm/clubamtstrager_bei_ri_melden.htm

Wochenbericht

Wochenbericht versenden


Der Versand des Wochenbericht (=Protokoll eines Meeting) erfolgt direkt aus dem Untermenü "E-Mail" im Menü "Wochenberichte" in drei Schritten: zunächst wird im Tab (= Registerkarte) "E-Mail" der Begleittext für die E-Mail mit dem (angehängten) Wochenbericht erfasst (1), dann werden im Tab "Empfänger" die Empfänger für den Versand der E-Mail ausgewählt (2) und danach wird die E-Mail versand (3).

zu (1) Tab "(Wochenbericht) E-Mail“

Der Wochenbericht kann nur versendet werden, wenn er veröffentlicht ist.


Das Feld Betreff * informiert den Empfänger, welchen Inhalt die E-Mail hat. Es ist ein Pflichtfeld und muss daher ausgefüllt werden.

Das Feld Nachricht enthält den eigentlichen Text für die E-Mail, der den Empfänger auf den Inhalt des Anhangs hinweist. Zusätzliche Informationen, beispielsweise ein Hinweis auf das nächste Meeting oder andere Informationen, können hier hinzugefügt werden. Mit den Variablen "Sehr geehrte/r" usw. kann durch das Programm eine persönliche Ansprache des Adressaten erfolgen. Die Variablen können an jeder Stelle im Text eingefügt werden (Cursor an gewünschte Stelle setzen und dann auf den gewünschten hellblauen Platzhalter klicken), dabei müssen die erforderlichen Leerzeichen und Satzzeichen manuell hinzugefügt werden. Auch kann in diesem Feld mit [+] E-Mail-Vorlagen gearbeitet werden.

In den Pflichtfeldern Absender * (Vorname, Nachname) und Absender-E-Mail * sind die Daten des Clubamtes Sekretär voreingestellt. Diese Daten müssen mit den persönlichen Daten des Absenders überschrieben werden, wenn dieser nicht der amtierende Sekretär ist; dies ist eine urheberrechtliche Pflicht! Ebenso muss aus urheberrechtlichen Gründen als offizielle Absender-E-Mail-Adresse "noreply@ro-cas.de" ausgewählt werden. Dennoch kann der Empfänger direkt auf die individuelle Absender-E-Mail antworten.

Im Feld Anhänge Wochenbericht wird ein Wochenbericht ausgewählt, wenn er als PDF versandt werden soll. Wenn nur die Info versandt werden soll, dass der Wochenbericht ab sofort im RO.WEB 2-Intranet bereits steht, muss hier keine Wochenbericht ausgewählt werden. Es können nur Wochenberichte ausgewählt werden, wenn diese veröffentlicht sind.

Im Feld sonstiger Anhang können neben dem Wochenbericht weitere Anhänge verschickt werden (z.B. das Manuskript des Vortragenden). Dazu muss die zu versendende Datei auf dem Rechner lokal gespeichert sein (das geht bei Tablet-PCs und Smart-Phones meist nicht), mit "Datei auswählen" ausgewählt mit "Hochladen" in RO.CAS hochgeladen werden. Es sollten nur Datei-Typen ausgewählt werden, die auch durch die Empfänger geöffnet werden können (z.B. PDF).

Nun ist die Datei für den Versand mit dem Protokoll vorbereitet.

zu (2) Tab "Empfänger“

Um den Wochenbericht zu versenden müssen im Tab "Empfänger" die Empfänger(-Gruppen) ausgewählt werden.

RO.CAS stellt direkt die sechs speziellen Empfängergruppen für den Wochenbericht-Versand "Mitglieder", "Partner (der Mitglieder)", "Sonstige", "Ehrenmitglieder", "Ehemalige" und "andere Rotary Clubs" zu Verfügung. Es empfiehlt sich, hier die Empfängergruppen auszuwählen. Denn in manchen Clubs bekommen die Mitglieder mehr Informationen als die Partner oder clubfremde Empfänger. Außerdem unterscheidet RO.CAS bei Verwendung der Variablen nicht, ob Rotarier(innen) oder Dritte angesprochen werden; wird z.B. die Variable "Liebe Freundin/Lieber Freund" gewählt, werden auch Dritte so angesprochen. Deshalb wird von der Verwendung der Empfängergruppe "Berichtsempfänger" abgeraten.

Neben den direkten sechs Empfängergruppen stehen unter "(-) E-Mail Gruppen" zusätzlich alle normalen E-Mail Gruppen zur Auswahl. Von der Auswahl der Empfängergruppe "Berichtsempfänger" wird abgeraten, da hier pauschal alle Empfänger ausgewählt werden, bei denen der Wochenbericht-Versand eingetragen ist, unabhängig davon, ob es sich um Mitglieder oder Dritte handelt.

Als drittes können unter "(-) E-Mail Sets" ebenfalls zusätzlich alle Empfänger einzeln ausgewählt werden.


Alle Empfänger können additiv ausgewählt werden. RO.CAS versendet dabei immer nur je E-Mail-Adresse einmal die E-Mail, auch wenn eine E-Mails-Adresse mehrfach ausgewählt ist.

zu (3) Versand

Die Schaltfläche Vorschau zeigt die Liste der unter 2. ausgewählten E-Mail-Empfänger. Dabei werden auch die doppelt ausgewählten E-Mail-Adressen benannt und die Empfänger gelistet, bei denen überhaupt keine E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Mit Klick auf die Schaltfläche senden erstellt RO.CAS für jeden Empfänger eine individuelle E-Mail, so dass jeder Empfänger mit der Anrede angesprochen wird, die hinterlegt wurde. Anschließend werden die E-Mails an den E-Mail-Server @rocas.de übergeben.

Damit ist der Versand der Wochenbericht-E-Mail abgeschlossen.

Wochenberichte aus der Zeit vor RO.CAS archivieren


https://rocas.rotary.de/handbuch/htm/wochenberichte_archivieren.htm

... für DICOs

Satelliten-Clubs mit RO.CAS verwalten

Satelliten-Clubs sind vorübergehend eingerichtete Clubs als Vorstufe zu einem regulären, unabhängigen Rotary Club und damit eine Möglichkeit zur Gründung eines Rotary Clubs. Das wesentliche Merkmal ist, dass ein Satelliten-Club kein eigenständiger Rotary Club ist sondern ein „Club im Club“. Weitere Informationen stehen in HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN ZU SATELLITEN-CLUBS.

Diese "Club im Club"-Situation kann mit den derzeitigen Clubverwaltungs-Programmen nur bedingt abgebildet werden, weil es bei deren Erstellung Satelliten-Clubs noch nicht gab. Bis dies komplett software-technisch gelöst sein wird, bleibt nur eine Übergangslösung, die berücksichtigt, dass der Satelliten-Club immer auch ein Teil des Sponsor-Club (siehe NEUE ROTARY CLUBS - SPONSORCLUBS) ist:

a. Ausgangslage

Grundsätzlich gibt es gemäß den Statuten von Rotary International (RI) keine Doppelmitgliedschaften, also die gleichzeitige Mitgliedschaft eines Mitgliedes in mehr als einem Rotary Club.

Bei Satelliten-Clubs gilt das "Club im Club"-Prinzip, das besagt, dass die Mitglieder des Satelliten-Club als Mitglieder des Sponsor-Club geführt werden. Gleichzeitig gilt das "Eigenständige Clubleben"-Prinzip, bei dem die Mitglieder des Satelliten-Club im Satelliten-Club "zu Hause" sind und nicht im Sponsor-Club, der Satelliten-Club seine eigenen Clubämter (ausgenommen das Clubamt Präsident), seine eigenen Meetings mit eigenen Wochenberichten, seine eigenen Projekte und seine eigenen Club-Daten hat. Um dieses "eigenständige Clubleben" mit einem Clubverwaltung-Programm abzubilden, muss der Satelliten-Club "unzulässigerweise" seine Mitglieder in einer Schattendatenbank führen.

Mit diesen gegensätzlichen Anforderungen "Verbot der Doppelmitgliedschaft ./. Schattendatenbank" kommen die derzeit genutzten Clubverwaltungs-Programme unterschiedlich zurecht:

  • Das unmittelbar von den Clubs genutzte Clubverwaltungs-Programm RO.CAS kann die Situation grundsätzlich abbilden, solange es aus der Schattendatenbank keine Datenübergabe an Dritte (Rotary Verlags GmbH (Verlag), Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. (RDG), Rotary International (RI)) gibt.
  • Das Clubverwaltungs-Programm MEIN ROTARY bei RI kann die Situation eigentlich nicht grundsätzlich abbilden, wird aber per Hand angepasst.
  • Die SEMDA-Schnittstelle als automatisches Übertragungsprogramm für die Daten von RO.CAS zu MEIN ROTARY blockiert die Daten des Satelliten-Clubs, weil Prüfroutinen die Doppelmitgliedschaft ausnahmslos als Fehler ansehen.

b. Übergangs-Lösung

Zuerst müssen die Club-, Clubämter- und Mitglieder-Daten eingepflegt bzw. eingestellt werden:

  1. In RO.CAS wird der Satelliten-Club als eigener Club angelegt, für den dabei gilt: es gibt kein Datenexport, weder zum Verlag noch zu RDG noch zu RI via SEMDA-Schnittstelle, denn alle Mitglieder-Daten kommen aus dem RO.CAS des Sponsor-Club. Damit stellt das RO.CAS des Satelliten-Clubs eine Schattendatenbank dar. Erst wenn dies verlässlich sichergestellt ist, dürfen die nächsten Schritte erfolgen!
  2. Im RO.CAS des Satelliten-Club werden die Mitglieder parallel zum RO.CAS des Sponsor-Club angelegt, damit eine eigenständige Club-Verwaltung vorgenommen werden kann.
  3. Um parallel zu 2. die Mitglieder-Daten auch bei RI in MEIN ROTARY aktuell zu halten, muss dies im MEIN ROTARY des Satelliten-Clubs per Hand erfolgen (siehe Beitrag Datenübergabe an RI per Hand in MEIN ROTARY).
  4. Im RO.CAS des Satelliten-Club werden die Clubämter entsprechende besetzt (! kein Präsident !).
  5. Um parallel zu 4. die Clubämter-Daten auch bei RI in MEIN ROTARY aktuell zu halten, muss dies im MEIN ROTARY des Satelliten-Clubs per Hand erfolgen.
  6. Im RO.CAS des Satelliten-Club werden die Club-Daten entsprechend eingetragen.
  7. Um parallel zu 6. die Club-Daten auch bei RI in MEIN ROTARY aktuell zu halten, muss dies im MEIN ROTARY des Satelliten-Clubs per Hand erfolgen.
  8. Zuletzt müssen im RO.CAS des Sponsor-Club die dem Satelliten-Club zuordenbaren Mitglieder "präsenzbefreit" werden, da deren Präsenzen im Satelliten-Club geführt werden. Ohne die Präsenbefreiung im Sponsor-Club würde dieser ständig einen Präsenzmangel ausweisen, der aber nicht wirklich gegeben ist.

Wenn die Punkte 1-8 umgesetzt sind, kann für den Satelliten-Club das "tägliche" Clubleben wie in einem eigenständigen Rotary Club erfolgen.