Mitglieder-Daten

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Diese Seite befasst sich nur mit der Daten-Verwaltung der Mitglieder-Daten.

Eintritt eines Mitglied

siehe https://rocas.rotary.de/handbuch/htm/checkliste_aktives_mitglied_hinzufugen.htm

Austritt eines Mitglied

Beim Austritt eines Mitgliedes wird dessen Datensatz nicht gelöscht sondern die Mitgliedschaft durch das Eintragen des Austrittsdatum und des Austrittsgrund von einem "Aktiven Mitglied" zu einem "Ehemaligen Mitglied" gewandelt. Dabei  müssen auch weitere Einstellungen wie z.B. Zugangsberechtigungen und LOGINs, Präsenzbefreiungen und -beurlaubungen, An-/Abmeldelisten für Termine und Wochenberichte für Partner neu eingestellt werden.

Aktiv werden muss die Person, die im Club-RO.CAS die Mitglieder-Daten verwaltet. je nach Club macht dies das Clubamt "CV Sekretär" oder "CV Executive Secretary" oder "ÖA Internet" (CICO) oder ein Externes Sekretariat.

Neben der Eingabe des Austrittsdatum und -grund müssen und können noch weitere Maßnahmen erfolgen, wobei nicht alle gelisteten Punkte bei jedem Mitglied relevant sind und deshalb ggf. übersprungen werden können:

CHECKLISTE AUSTRITT

Generell ist es sinnvoll, nach jedem Punkt zu SPEICHERN.

(1) Geändert werden sollten die Daten im Club-RO.CAS möglichst erst am letzten Tag der Club-Zugehörigkeit. Sie können auch bis zu 30 Tage früher geändert werden, aber nie später!
(2) Die Zugriffsrechte anpassen (Menü "Administration" / Untermenü "Zugriffsrechte").
(3) entfallen
(4) Eine Präsenzbeurlaubung/-befreiung mit dem Austrittsdatum beenden (Menü "Präsenzen" / Untermenü "Präsenzbefreiung" / Tabs "Beurlaubung" und/oder "Befreiung").
(5) Den Wochenbericht-Versand auf "keine" stellen, es sei denn, dass das Mitglied auch als Ehemaliges Mitglied weiter den Wochenbericht des Club erhalten soll (Menü "Mitglieder" / Untermenü "Aktive Mitglieder" / Tab "Club" / Feld "Wochenbericht").

Erst wenn die vorstehenden Punkte durchgeführt sind, sollten die tatsächlichen Austrittsdaten eingetragen werden:

(6) Das Austrittsdatum mittels Kalenderfunktion eintragen (Menü "Mitglieder" / Untermenü "Aktive Mitglieder" / Tab "Club" / Feld "Austrittsdatum").
(7) Den Austrittsgrund mittels Auswahlliste (Ausgetreten - Clubwechsel - Verstorben) eintragen (Menü "Mitglieder" / Untermenü "Aktive Mitglieder" / Tab "Club" / Feld "Austrittsgrund").
(8) Beim Austrittsgrund "Clubwechsel" zusätzlich den Clubnamen des neuen Club (ohne vorangestelltes "RC") eintragen (Menü "Mitglieder" / Untermenü "Aktive Mitglieder" / Tab "Club" / Feld "Clubwechsel nach").

Die Austrittsinformation ist für den Verlag, den RDG und RI wichtig:

(9) Die Änderungsmeldung an die Rotary Verlags GmbH (Verlag) erfolgt für alle Clubs automatisch per Datenabgleich.
(10) Die Änderung bei der Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. (RDG) erfolgt für alle Clubs automatisch per Datenabgleich.
(11) Die Änderung bei Rotary international (RI) erfolgt bei Clubs mit aktiver SEMDA-Schnittstelle automatisch und muss bei Clubs ohne aktive SEMDA-Schnittstelle durch den Club per Hand spätestens am Austrittstag(!) erfolgen (siehe Beitrag Datenübergabe an RI per Hand in MEIN ROTARY).

Da RO.CAS beim Austritt eines Mitgliedes die Präsenz-, An-/Abmelde- und Teilnehmerlisten von Terminen nicht automatisch anpasst, muss dies per Hand erfolgen:

(12) Die Präsenzlisten der Wochenberichte jeweils beim Erfassen der Präsenzen anpassen ist ausreichend.
(13) Die An-/Abmelde- bzw. Teilnehmerlisten von Sonderveranstaltungen anpassen bevor diese angewendet werden.

Beim Austrittsgrund "Verstorben" muss dies bei Pastpräsidenten und -governors per Hand für die Kopfdaten des Mitgliederverzeichnisses (MGV) eingegeben werden:

(14) Bei Pastpräsidenten sollte die Kennzeichnung "Verstorben" automatisch erfolgen; kontrolliert und korrigiert werden kann das zusätzlich per Hand (Menü "Clubämter" / Untermenü "Clubämter Archiv" / Tab Pastpräsident(Inn)en").
(15) Bei Pastgovernors muss die Kennzeichnung "Verstorben" zusätzlich per Hand eingetragen werden (Menü Administration" / Untermenü "Clubdaten" / Tab "Historisches" / Feld "Pastgovernors": Pluszeichen hinter dem Namen eintragen, im MGV erscheint automatisch ein Kreuz).

Beim Austrittsgrund "Verstorben" muss mit (16) bis (19) eingestellt werden, wie der Partner weiter in den Club eingebunden sein soll:

(16) Den Wochenbericht-Versand für den Partner einrichten, wenn der Partner zukünftig den Wochenbericht bekommen soll und dies nicht bereits eingestellt ist, durch Eingabe der E-Mail des Partner (Feld "E-Mail" im Tab "Familie" im Datensatz des ehemaligen Mitglied) und der Versandart (Feld "Wochenbericht" im Tab "Familie" im Datensatz des ehemaligen Mitglied).
(17) Die Zugriffsrechte für den Partner einrichten, wenn der Partner einen Zugang zum Club-RO.WEB 2-Intranet haben soll (Menü "Administration" / Untermenü "RO.WEB 2-Einstellungen" / Tab "Login-Verwaltung"). Die An-/Abmeldung direkt für den Partner funktioniert dabei allerdings nicht, so dass dies per Telefon, E-Mail oder Sonstiges an den Sekretär erfolgen muss.
(18) Beim Anlegen von zukünftigen Terminen werden Partner automatisch in die Präsenz-, An-/Abmelde- und Teilnehmerlisten übernommen.
(19) Wenn ein Partner keinen weiteren Kontakt mit dem Rotary-Club wünscht, müssen seine Daten aus Datenschutzgründen komplett gelöscht werden (alle Felder im Abschnitt "Ehepartner/Lebensgefährte" im Tab "Familie" im Datensatz des ehemaligen Mitglied).

Club-Wechsel eines Mitglied

Beim Club-Wechsel eines Mitgliedes finden zwei Vorgänge nacheinander "Tag auf Tag" statt: das Mitglied tritt am Tag X aus dem bisherigen Rotary Club aus (1) und am Tag X+1 (oder später) in den neuen Rotary Club ein (2).

Eine Abstimmung der für die Mitglieder-Verwaltung Zuständigen in beiden Rotary Clubs ist notwendig, um eine Terminüberschneidung mit dadurch entstehender unzulässigen Doppelmitgliedschaft zu vermeiden. Für die Ablaufbeschreibung wird der Einfachheit halber das Clubamt "CV Sekretär" als zuständig genannt, auch wenn in Clubs die Mitglieder-Verwaltung durch das Clubamt "CV Executive Secretary" oder "Internetbeauftragter" (CICO) oder ein Externes Sekretariat erfolgen.

(1) Austritt aus dem bisherigen Rotary Club

Der Sekretär des bisherigen Rotary Club ändert in seinem Club-RO.CAS
  • spätestens am letzten Tag der Clubzugehörigkeit (Tag X, bis zu 30 Tage früher ist auch zulässig)
  • das wechselnde Mitglied von einem "Aktiven Mitglied" zu einem "Ehemaligen Mitglied" (Austrittsdatum = Tag X; Austrittsgrund = "Clubwechsel"; Clubwechsel nach = "Clubname neuer Club"; ggf. RO.WEB-2-LOGIN sperren; ggf. Wochenbericht-Versand stoppen).
Die Information an die Rotary Verlags GmbH (Verlag) und den Rotary Deutschland Gemeindienst e.V. (RDG) erfolgt für alle Clubs automatisch per Datenabgleich. Die Information an Rotary international (RI) erfolgt bei Clubs mit aktiver SEMDA-Schnittstelle automatisch, bei Clubs ohne aktive SEMDA-Schnittstelle muss dies durch den Club per Hand spätestens am Austrittstag(!) erfolgen (siehe Beitrag Datenübergabe an RI per Hand in MEIN ROTARY).
Eine detaillierte Anleitung steht im vorhergehenden Abschnitt Austritt eines Mitglied.

(2) Eintritt in den neuen Rotary Club

Der Sekretär des neuen Rotary Club legt in seinem Club-RO.CAS
  • frühestens am ersten Tag der Clubzugehörigkeit (Tag X+1, bis zu 20 Tage später ist auch zulässig)
  • das wechselnde Mitglied als neues "Aktives Mitglied" an und
  • informiert via Änderungsmeldung den Verlag.
Die Information an RDG erfolgt für alle Clubs automatisch per Datenabgleich. Die Information an RI erfolgt bei Clubs mit aktiver SEMDA-Schnittstelle automatisch, bei Clubs ohne aktive SEMDA-Schnittstelle muss dies durch den Club per Hand frühestens am Eintrittstag(!) erfolgen (siehe Beitrag Datenübergabe an RI per Hand in MEIN ROTARY).

Fehler Doppelmitgliedschaft

Wenn das Austrittsdatum aus dem bisherigen Club nicht vor dem Eintrittsdatum in den neuen Club liegt, entsteht eine Doppelmitgliedschaft in zwei Rotary Clubs, die nach den Regeln von RI nicht zulässig ist. Wenn der neue Club die SEMDA-Schnittstelle aktiviert hat, bekommt er eine entsprechende Fehlermeldung und muss sich mit dem bisherigen Club verständigen.

Ausnahmsweises Löschen eines überzähligen Datensatzes

Bitte vermeiden Sie, überzählige Datensätze anzulegen. Denn überzählige Datensätze werden über Nacht mit allen verbundenen Systemen synchronisiert und bereiten dann in allen Systemen Probleme.

Überzählige Datensätze sind Datensätze, die zum Testen oder aus Versehen mehrfach angelegt wurden und daher keinen Bezug zu einem existierenden Mitglied haben. Wenn Sie einen überzähligen Datensatz entdecken, handeln Sie bitte umgehend, damit schnellstmöglich überzählige Datensätze aus den Systemen entfernt werden:

MITGLIEDER-DATEN Loesch-Eintrag.png


  • Ergänzen Sie in dem überzähligen Datensatz beim Vor- und beim Nachnamen jeweils nach dem Vor- bzw. Nachnamen ein Leerzeichen und das Wort LOESCHEN
    (bitte exakt in dieser Schreibweise ohne Umlaut - Leerzeichen nicht vergessen ):

Der so eindeutig zum Löschen gekennzeichnete Datensatz wird nächtlich durch die Lösch-Routine aus der aktiven Datenbank genommen, so dass bei den Datenübergabe-Prozessen an die verbundenen Systeme keine überzähligen Datensätzen übergeben werden.