Mitgliederverzeichnis

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Das Mitgliederverzeichnis enthält Informationen zu Rotary International, den Rotary Distrikten und Clubs in Deutschland und deren Mitgliedern. Es erscheint sowohl als Buch-Ausgabe (MGV) als auch als Online-Ausgabe (RO.eMGV), ist ausschließlich für den Rotary-internen Gebrauch bestimmt und unterliegt dem Datenschutz.

Mitgliederverzeichnis-Ausgaben

Das Mitgliederverzeichnis gibt es in den Ausgaben:

Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Ausgaben MGV und RO.eMGV
MGV (Buch) RO.eMGV (Online)
Ausgabe-Format
  • einbändiges Buch
Ausgabe-Zeitpunkt
  • jährlich einmal zu Beginn des Rotary-Jahres
  • jederzeit online
Laufzeit für das jeweilige Rotary-Jahr
Aktualität
  • jährlich Stand Anfang April für nächste Ausgabe
  • immer aktuell
Bestellung
  • Online in RO.CAS
  • Sammel-Bestellung durch Club
  • Online beim Verlag
  • Sammel-Bestellung durch Club
    Hinweis: zusätzlicher Organisationsaufwand wegen Benutzerliste
    (ACHTUNG: Club schließt Abo zu Lasten Mitglied ab!
    => Bitte unbedingt clubintern genau prüfen!
    )
  • Einzel-Bestellung durch Mitglied (empfohlene Variante!)
Bezug
  • einmalig - für Rotary-Jahr
  • automatisches Rotary-Jahres-Abonnement
Bezahlung Rechnung
Kosten identisch
Inhalt
  • Allgemeine Informationen zu Rotary
  • Informationen zu den Distrikten
  • Kopf-Daten der Clubs
  • Mitglieder-Daten
  • Mitgliederliste
  • Allgemeine Informationen zu Rotary
  • Informationen zu den Distrikten
  • Kopf-Daten der Clubs (nur Internet, nicht RO.App)
  • Mitglieder-Daten
  • Mitgliederliste
Funktionen
  • klassisches Nachschlagewerk
  • Online-Suche nach Clubs
  • Onlne-Suche nach Mitgliedern
  • Kommunikation aus RO.eMGV heraus
    (Telefon, E-Mail, SMS)

Buch-Ausgabe MGV

MGV Mitglieds-Daten

Die Buch-Ausgabe des Mitgliederverzeichnisses (MGV) ist für Mitglieder vor Ort in jedem Club einsehbar und wird als bekannt vorausgesetzt.

Das Bild rechts zeigt die maximal bei einem Mitglied anzeigbaren Daten des MGV für den Vergleich mit dem RO.eMGV.


Online-Ausgabe RO.eMGV

Die elektronische Ausgabe des Mitgliederverzeichnisses (eMGV) enthält im Prinzip dieselben Angaben wie das MGV.

Die Bereiche "Allgemeine Informationen zu Rotary" und "Informationen zu den Distrikten" stehen als PDF-Auszug des MGV unter „Wissenswertes“ zur Verfügung.

Der Schwerpunkt des eMGV liegt auf der Online-Suche über alle Clubs und Mitglieder in Deutschland:

eMGV Club-Suche



Das RO.eMGV listet mit der Schaltfläche <Clubsuche> alle deutschen Rotary Clubs auf.

Die Suchfunktion startet bereits nach der Eingabe der ersten beiden Buchstaben eine Ähnlichkeitssuche und listet alle passenden Clubs auf.


eMGV Club-Daten



Bei jedem Club werden verschiedene Informationen gezeigt:

  • Anzahl der Mitglieder (Summe der Aktiv- und Ehrenmitglieder)
  • zugehöriger Distrikt
  • Club-E-Mail-Adresse (direkt nutzbar)
  • Clubseite
  • Clubämter aktuelles Rotary-Jahr (direkter Link zu den einzelnen Personen)
  • Suchfunktion nach Club-Mitglieder
  • Mitgliederliste (Ehrenmitglieder sind mit Stern gekennzeichnet)
  • Mitglieder-Daten (soweit vom jeweiligen Mitglied freigegeben) nach Klick auf Mitglied (s.u.)


eMGV Mitglied-Suchen



Das RO.eMGV listet mit der Schaltfläche <Mitgliedersuche> alle Mitglieder deutscher Rotary Clubs auf.

Die Suchfunktion startet bereits nach der Eingabe der ersten beiden Buchstaben eine Ähnlichkeitssuche und listet alle passenden Mitglieder auf.


eMGV Mitglied-Daten



Bei jeder Person werden die Daten gezeigt, die auch im Mitgliederverzeichnis (MGV) zu sehen sind. Je nach Funktionalität des Gerätes können mit den Telefonnummern direkt Anrufe gestartet und Nachrichten versandt (nur Mobil-Nummern) sowie mit den E-Mail-Adressen E-Mails versandt werden.

Anrufen aus RO.APP heraus

Durch das Antippen des Symbol "Telefonhörer" öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob die Telefonnummer angerufen werden soll. Bei einer Bestätigung wird dann die Telefonnummer gewählt.

Nachricht versenden aus RO.APP heraus

Durch das Antippen des Symbol "Sprechblase" öffnet sich die Nachrichten-App des Gerätes mit dem Formular "Neue Nachricht", in dem man direkt los schreiben kann.

Mailen aus RO.APP heraus

Durch das Antippen des Symbol "Briefumschlag" öffnet sich die E-Mail-App des Gerätes mit dem Formular "Neue E-Mail", in dem man direkt los schreiben kann.


Daten für Mitgliederverzeichnis freigeben

Die beiden Ausgaben-Formate MGV und RO.eMGV greifen auf dieselben Daten zu. Deshalb reicht die gemeinsame Freigabe für die Daten, die keine Pflichtfelder sind.

Die Freigabe der Daten erfolgt zweistufig:

  1. Der Club legt fest, welche Datenfelder seiner Mitglieder maximal im Mitgliederverzeichnis gezeigt werden dürfen.
  2. Das Mitglied legt fest, welche seiner persönlichen Daten in den vom Club freigegebenen Datenfelder konkret gezeigt werden.

Datenfelder durch Club freigeben

Club-Freigabe Datenfelder für MGV/RO.eMGV

Jeder Club stellt pauschal für den gesamten Club ein, welche Datenfelder überhaupt freigeben sind.

Wichtiger Hinweis:
Mit dem Freischalten eines Feldes in der Clubeinstellung wird automatisch dieses Feld bei allen Mitglieder-Datensätzen frei gegeben und vorher dort eingestellte Sperren aufgehoben! Individuelle Sperren müssen dort dann wieder manuell in jedem Einzelfall eingegeben werden! Wenn also nur ein einziges Mitglied wünscht, dass ein Feld bei ihm angezeigt wird, müssen nach der Freischaltung auf Clubebene dann alle anderen Mitglieder einzeln gesperrt werden. Es ist daher langfristig einfacher, von Anfang an auf Clubebene alle Felder freizugeben und bei der Dateneingabe der einzelnen Mitglieder-Daten individuell die (Nicht-)Veröffentlichung für das MGV/eMGV einzustellen.


Daten durch Mitglied freigeben

Mitglied-Freigabe Daten für MGV/RO.eMGV

Jedes Mitglied gibt individuell bei jedem vom Club freigegebenen Datenfeld frei, ob seine Daten im Mitgliederverzeichnis MGV/RO.eMGV gezeigt werden.


Vorschau Mitgliederverzeichnis

Vorschau Buch-Ausgabe MGV

RO.CAS stellt für die Buch-Ausgabe MGV eine Vorschau als PDF bereit, die allerdings im Layout vom spätere Druckerzeugnis noch etwas abweichen kann.

Vorschau Club

Die Vorschau Club zeigt den kompletten Inhalt der Buch-Ausgaben MGV für den jeweiligen Rotary Club.

Bei den Clubämtern zeigt das Mitgliederverzeichnis nur die in RO.CAS nicht löschbaren Clubämter (siehe Clubämter in RO.CAS), um eine einheitliche und kompakte Information zu gewährleisten und bei über 1.000 Clubs den Platzbedarf "im Griff zu halten". Außerdem soll die Buch-Ausgabe MGV einbändig bleiben und mit dem derzeitigen Datenumfang ist da eine Grenze erreicht.

MGV-Vorschau Club erstellen

So erstellen Sie die Vorschau der Buch-Ausgabe MGV für Ihren Club:

  • Wählen Sie <AKTUELLER VORSTAND> und klicken Sie auf <MGV-VORSCHAU CLUB>, um die Vorschau für das aktuelle Rotary-Jahr als PDF zu erstellen. Diese Auswahl ist sehr gut für unterjährige clubinterne Auszüge des Clubs aus der Buch-Ausgabe MGV geeignet.
  • Wählen Sie <INCOMING VORSTAND> und klicken Sie auf <MGV-VORSCHAU CLUB>, um die Vorschau für das kommende Rotary-Jahr als PDF zu erstellen. Diese Auswahl dient der Erstellung des Korrekturabzuges vor der automatischen Datenübernehme jährlich Anfang April.


Vorschau Mitglied

Neben der Vorschau Club gibt es bei jedem Mitglied die Möglichkeit, direkt dessen Daten für die Buch-Ausgabe MGV als Vorschau anzusehen (siehe gelb markierte Schaltfläche im Bild "Mitglied-Freigabe Datenfelder für MGV").

Vorschau Online-Ausgabe RO.eMGV

Für die Online-Ausgaben RO.eMGV gibt es keine Vorschau, weil das Online-Medium immer gleich die aktuellen Daten zeigt.

Das einzige, was die Online-Ausgabe RO.eMGV nicht anzeigen kann, ist die Vorschau auf die Incoming Clubämter. Um diese im Rahmen der Vorbereitung auf das kommende Rotary-Jahr anzusehen, muss auf die Vorschau Club zurück gegriffen werden.

Mitgliederverzeichnis aktualisieren

Buch-Ausgabe MGV aktualisieren

Bitte aktualisieren Sie die Daten für das Mitgliederverzeichnis (MGV) jeweils bis zum in den News genannten Sticktag (Redaktionsschluss bei der Rotary Verlags GmbH (Verlag)) in RO.CAS.

Diese Vorgehensweise hat sich bewährt:

MGV-Vorschau erstellen

Erstellen Sie für den Club die MGV-Vorschau Club für das kommenden Rotary-Jahr als PDF.

MGV-Vorschau verteilen, überprüfen und rückmelden

Verteilen Sie die PDF mit der Bitte um Überprüfung (Korrekturlesen) und Rückmeldung als Anlage oder Anhang zum Wochenbericht oder per Post.

Setzen Sie die Rückmeldefrist so, dass ausreichend Zeit zur Erinnerung und Mahnung sowie Datenaktualisierung bleibt. Alternativ können Sie auch die Rückmeldung nur für den Fall eines Änderungsbedarfes setzen und eine Nichtrückmeldung als "Daten in Ordnung" erklären.

Jedes Mitglied muss vorab in Kenntnis gesetzt werden über seine im MGV veröffentlichten Daten. Das MGV ist ein Auszug aus den Mitgliederstammdaten und kann sehr individuell auf Clubebene (siehe dort) und für jedes Mitglied individuell (Feld "Veröffentlichung" hinter den meisten Mitgliederdaten) eingestellt werden. Die Verteilung der Mitgliederstammdatenblätter mit fast allen Daten, evtl. sogar mit Rücklauf und Unterschrift, ist dafür allerdings nicht notwendig, der MGV-Auszug ist ausreichend.

zu ändernde Daten in RO.CAS einpflegen

Pflegen Sie die rückgemeldeten Daten ein und beachten Sie bitte auch diese Sonderfälle:

  • Pastpräsident verstorben:
    Wenn seit der letzten MGV-Aktualisierung im März des Vorjahres ein Mitglied verstorben ist, das auch Pastpräsident war, muss die Kennzeichnung "+" für "verstorben" bei Pastpräsident zusätzlich händisch eingegeben werden (siehe Beitrag im Handbuch). Diese zusätzliche Eingabe ist erforderlich, weil es hierfür keinen Automatismus bei der Änderung eines Mitgliedes von "aktiv" auf "verstorben" gibt.
  • Pastgovernor verstorben:
    Wenn seit der letzten MGV-Aktualisierung im März des Vorjahres ein Mitglied verstorben ist, das auch Pastgovernor war, müssen Sie die Kennzeichnung für "verstorben" hinter dem Namen des Pastpräsident zusätzlich händisch eingeben (siehe dort). Diese zusätzliche Eingabe ist erforderlich, weil es hierfür keinen Automatismus bei der Änderung eines Mitgliedes von "aktiv" auf "verstorben" gibt.
  • Änderung der Daten 'Meetingplan Volltext' (Meetingtermine, Meetingzeiten und Clublokal) zum rotarischen Jahreswechsel:
    Wenn zum rotarischen Jahreswechsel Daten im Feld "Meetingplan Volltext" geändert werden sollen, dann ist etwas "hin und her zu schalten", denn einerseits sollen im neuen MGV die neuen Daten stehen, andererseits sollen die Wochenberichte und das Internet im aktuellen Jahr noch die alten Daten zeigen:
    - Stellen Sie zum Übernahmetermin des MGV durch den Verlag die neuen Daten ein (siehe dort).
    - Machen Sie nach dem Übernahmetermin diese Änderung bis zum Ende des laufenden rotarischen Jahres wieder rückgängig.
    - Geben Sie zum rotarischen Jahreswechsel die neuen Daten erneut und jetzt dauerhaft neu ein.
    Leider geht es derzeit nicht anders.
  • Wechsel des externen Sekretariats zum rotarischen Jahreswechsel:
    Wenn zum rotarischen Jahreswechsel das externe Sekretariat gewechselt werden soll, dann ist etwas "hin und her zu schalten", denn einerseits sollen im neuen MGV die neuen Daten stehen, andererseits sollen die Wochenberichte und das Internet im aktuellen Jahr noch die alten Daten zeigen:
    - Stellen Sie zum Übernahmetermin des MGV durch den Verlag das neue externe Sekretariat ein (siehe dort für "Externes Sekretariat" und dort für "Abweichende Adresse Sekretär für MGV").
    - Machen Sie nach dem Übernahmetermin diese Änderung bis zum Ende des laufenden rotarischen Jahres wieder rückgängig.
    - Geben Sie zum rotarischen Jahreswechsel das neue externe Sekretariat erneut und jetzt dauerhaft neu ein.
    Leider geht es derzeit nicht anders.
  • Wechsel der abweichenden Adresse des Sekretär für das MGV zum rotarischen Jahreswechsel:
    Wenn zum rotarischen Jahreswechsel die abweichende Adresse des Sekretär gewechselt werden soll, dann ist etwas "hin und her zu schalten", denn einerseits sollen im neuen MGV die neuen Daten stehen, andererseits sollen die Wochenberichte und das Internet im aktuellen Jahr noch die alten Daten zeigen:
    - Stellen Sie zum Übernahmetermin des MGV durch den Verlag das neue externe Sekretariat ein (siehe dort für "Externes Sekretariat" und dort für "Abweichende Adresse Sekretär für MGV").
    - Machen Sie nach dem Übernahmetermin diese Änderung bis zum Ende des laufenden rotarischen Jahres wieder rückgängig.
    - Geben Sie zum rotarischen Jahreswechsel das neue externe Sekretariat erneut und jetzt dauerhaft neu ein.
    Leider geht es derzeit nicht anders.

Online-Ausgabe RO.eMGV aktualisieren

Die Online-Ausgabe RO.eMGV aktualisiert sich automatisch unterjährig und bedarf im Gegensatz zur Buch-Ausgebe RO.eMGV keiner eigenen Aktualisierung.

Mitgliederverzeichnisse bestellen

Die Bestellungen des Mitgliederverzeichnisses der Buch-Ausgabe (MGV) und der Online-Ausgabe (RO.eMGV) unterscheiden sich grundsätzlich:

  1. Die Bestellung der Buch-Ausgabe MGV erfolgt immer als Sammelbestellung durch den Club in RO.CAS.
  2. Die Bestellung der Online-Ausgabe RO.eMGV erfolgt
    • entweder als Sammelbestellung durch den Club
      (Achtung: Der Club schließt dabei ein Abonnement zu Lasten der jeweiligen Mitglieder ab.
      => Bitte unbedingt zuvor clubintern genau prüfen!
      )
    • oder als Einzelbestellung durch das Mitglied bei Verlag.

Buch-Ausgabe MGV bestellen

Bestellen Sie die Mitgliederverzeichnisse (MGV) jeweils bis zu dem in den News genannten Stichtag (Meldeschluss bei der Rotary Verlags GmbH (Verlag)) in RO.CAS.

Zu Beginn eines neuen Kalenderjahres werden die Mitgliederverzeichnisse (MGV) und andere Drucksachen für das kommende Rotay-Jahr beim Verlag bestellt. Das Bestellformular dafür wird im Januar/Februar freigeschaltet und automatisch gesperrt, wenn die Bestellung durch den Club verbindlich erfolgt ist. Danach müssen Änderungen direkt mit dem Verlag besprochen werden.

So bestellen Sie die Mitgliederverzeichnisse (MGV) und weitere Verzeichnisse der Rotary Verlags GmbH mit RO.CAS:

  1. öffnen Sie in <Administration> [1.1.], <Daten MGV/RDG/RI> [1.2.] den Tab <Bestellformular MGV u. a.> [1.3.]
    MGV bestellen 02.png
  2. es erscheinen Eingabefelder, die
    - mit den Daten der letzten Bestellung vorausgefüllt sind,
    - nur im Bestellzeitraum (meist Ende Januar bis Mitte März) freigeschaltet sind und
    - nach der verbindlichen Bestellung (s. 8.) mit den Bestelldaten gesperrt werden
  3. tragen Sie die Bestelldaten der MGV und anderen Produkte ein, die nach der verbindlichen Bestellung (s. 8.) nur noch im Ausnahmefall geändert werden können, sowie die Versandanschrift und die Bestellerdaten
  4. klicken Sie auf <bestellen>
  5. wenn Eingabefehler vorliegen, erscheinen selbsterklärende Hinweise und die betroffenen Feldnamen werden in ROT angezeigt:
    MGV bestellen 05.png
  6. es öffnet sich ein Bestätigungsfenster und zeigt alle Eingaben der Bestellung:
    MGV bestellen 06.png
  7. klicken Sie auf <zurück>, um Daten zu ändern
  8. klicken Sie auf <verbindlich bestellen>
  9. es erscheint auf der Seite oben die Bestätigungsmeldung, dass die Bestellung an den Verlag versandt wurde:
    MGV bestellen 09.png
  10. es erscheint auf der Seite unten der Hinweis, wie in direkten Kontakt mit dem Verlag ggf. noch Änderungen möglich sind:
    MGV bestellen 10.png

Die MGV-Bestellung ist unabhängig von der MGV-Aktualisierung, denn bei der Bestellung werden keine Mitgliederdaten übertragen. Für die MGV-Aktualisierung gib es einen eigenen Beitrag (siehe dort).

Online-Ausgabe RO.eMGV bestellen

Die Online-Ausgabe RO.eMGV kann nur über die Seite "Verlagsprogramm / Bestellservice" der Rotary Verlags GmbH (Verlag) bestellt werden. Auf den eigentlichen Bestellvorgang geht dieses Wiki nicht weiter ein.

Beim Bezug der Online-Ausgabe RO.eMGV sind sehr wichtige Punkte zu beachten:

  1. Systembedingt erfolgt die Auslieferung der Online-Ausgabe RO.eMGV nur in Form einer Freischaltung.
  2. Die Freischaltung erfolgt ausschließlich persönlich für jede einzelne Person durch eine Erweiterung des ROTARY-LOGIN.
  3. Die persönliche Freischaltung erfolgt ausschließlich in Form eines Abonnements und gilt immer bis zum Ablauf des rotarischen Jahres. Die Laufzeit verlängert sich automatisch um ein weiteres Rotary-Jahr, wenn keine schriftliche Kündigung bis zum 15.05. eines Kalender-Jahres erfolgt.

Sammelbestellung durch Club

Bei einer Sammelbestellung der Online-Ausgabe durch den Club sind einige Besonderheiten zu beachten:

  1. Bei der Sammelbestellung durch den Club muss dieser neben der Bestellung an sich zusätzlich dem Verlag eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen derjenigen Personen zusenden, für die im Rahmen der Sammelbestellung die individuellen Freischaltungen erfolgen sollen.
  2. Der Club sollte mit dem Verlag klären, ob und wie die Freischaltung in den Fällen erfolgt, in denen ein Mitglied keine ROTARY-LOGIN-E-Mail-Adresse hat.
  3. Der Club sollte mit dem Verlag klären, was beim Austritt (ausgenommen Clubwechsel) eines in der Sammelbestellung genannten Mitgliedes mit dessen freiwerdender Freischaltung geschieht.
  4. Der Club sollte mit dem Verlag klären, was beim Austritt wegen Clubwechsel eines in der Sammelbestellung genannten Mitgliedes mit dessen Freischaltung geschieht.
  5. Der Club sollte mit dem Verlag klären, ob für eine Sammelbestellung für das kommenden Rotary-Jahr jedes einzelne Mitglied erst schriftlich kündigen muss oder der Club für alle betroffenen Mitglieder erst schriftlich kündigen muss, bevor eine neue Sammelbestellung ausgelöst werden kann.
  6. Der Club muss mit jedem in der Sammelbestellung genannten Mitglied klären, dass mit der durch den Club veranlassten Freischaltung vertraglich das einzelne Mitglied Vertragspartner des Verlages wird und für die Kündigung selber verantwortlich ist.

EInzelbestellung durch Mitglied

Bei der Einzelbestellung durch das Mitglied selber geht das Mitglied nur für sich selber den Abo-Vertrag mit dem Verlag ein.