Mitgliederverzeichnis

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Das Mitgliederverzeichnis (MGV/eMGV) enthält Informationen zu Rotary, den Rotary Distrikten, den Rotary Clubs und den Mitgliedern in Deutschland. Es ist ausschließlich für den Rotary-internen Gebrauch bestimmt und unterliegt dem Datenschutz. 

MGV/eMGV als Ausgabe-Formate

Es gibt zwei Ausgabe-Formate des Mitgliederverzeichnisses:

  • Bis zum Rotary-Jahr 2017/2018 gab es nur die Druck-Ausgabe MGV.
  • Ab dem Rotary-Jahr 2018/2019 wird es zusätzlich die Online-Ausgaben eMGV geben, die sowohl in RO.APP als auch über einen Internet-Browser aufgerufen werden können.

Die Tabelle zeigt den Vergleich der Ausgabe-Formate MGV und eMGV:

MGV (Druck-Ausgabe) eMGV (Online-Ausgabe)
Ausgabe-Format einbändiges Druckwerk integriert in RO.App / online im Internet
Ausgabe-Zeitpunkt jährlich zu Beginn des Rotary-Jahres jederzeit
Laufzeit für das jeweilige Rotary-Jahr
Aktualisierung jährlich Anfang April für nächste Ausgabe immer aktuell
Bestellung Sammel-Bestellung durch Club über RO.CAS Einzel-Bestellung durch Mitglied über Verlag
Bezug einmalig für Rotary-Jahr Abonnement für Rotary-Jahr
Kosten identisch
Inhalt
  • Allgemeine Informationen zu Rotary
  • Informationen zu den Distrikten
  • Kopf-Daten der Clubs
  • Mitglieder-Daten
  • Mitgliederliste
  • Allgemeine Informationen zu Rotary
  • Informationen zu den Distrikten

  • Mitglieder-Daten
  • Mitgliederliste
Funktionen
  • klassisches Nachschlagewerk



  • Online-Suche nach Clubs
  • Onlne-Suche nach Mitgliedern
  • Kommunikation aus dem eMGV heraus
    (Telefon, E-Mail, SMS)

MGV/eMGV-Datenfelder freigeben

Die beiden Ausgaben-Formate MGV und eMGV greifen auf dieselben Datenfelder zu. Deshalb gibt es für beide Ausgaben-Formate auch nur eine gemeinsame Freigabe für die Datenfelder, die keine Pflichtfelder sind.

Die Freigabe der Datenfelder erfolgt zweistufig:

1. Jeder Club stellt pauschal für den gesamten Club ein, welche Datenfelder überhaupt freigeben werden dürfen.
Club-Freigabe Datenfelder für MGV/eMGV
2. Jedes Mitglied legt individuell bei jedem freigegebenen Datenfeld fest, ob seine Daten im MGV/eMGV gezeigt werden.
Mitglied-Freigabe Datenfelder für MGV/eMGV

Wichtiger Hinweis:
Mit dem Freischalten eines Feldes in der Clubeinstellung (1.) wird automatisch dieses Feld bei allen Mitglieder-Datensätzen (2.) frei gegeben und vorher dort eingestellte Sperren aufgehoben! Individuelle Sperren müssen dort dann wieder manuell in jedem Einzelfall eingegeben werden! Wenn also nur ein einziges Mitglied wünscht, dass ein Feld bei ihm angezeigt wird, müssen nach der Freischaltung auf Clubebene dann alle anderen Mitglieder einzeln gesperrt werden. Es ist daher langfristig einfacher, von Anfang an auf Clubebene alle Felder freizugeben und bei der Dateneingabe der einzelnen Mitglieder-Daten individuell die (Nicht-)Veröffentlichung für das MGV/eMGV einzustellen.

MGV-Vorschau Club

RO.CAS stellt für den Club eine Vorschau (Auszug) des MGV als PDF bereit, die allerdings im Layout noch vom spätere Druckerzeugnis des MGV etwas abweichen kann.

Das MGV zeigt nur die in RO.CAS nicht löschbaren Clubämter (siehe Clubämter in RO.CAS), um eine einheitliche und kompakte Information zu gewährleisten und bei über 1.000 Clubs den Platzbedarf "im Griff zu halten". Denn das MGV soll einbändig bleiben und mit dem derzeitigen Datenumfang ist da eine Grenze erreicht.

So erstellen Sie eine MGV-Vorschau für Ihren Club:

  • Wählen Sie <AKTUELLER VORSTAND> und klicken Sie auf <MGV-VORSCHAU CLUB>, um die MGV-Vorschau für das aktuelle Rotary-Jahr als PDF zu erstellen. Diese Auswahl ist sehr gut für unterjährige clubinterne Ausgaben des MGV geeignet.
  • Wählen Sie <INCOMING VORSTAND> und klicken Sie auf <MGV-VORSCHAU CLUB>, um die MGV-Vorschau für das kommende Rotary-Jahr als PDF zu erstellen. Diese Auswahl dient der Erstellung des Korrekturabzuges vor der automatischen Datenübernehme jährlich Anfang April.
MGV-Vorschau Club erstellen

MGV-Vorschau Mitglied

Neben der MGV-Vorschau auf Clubebene gibt es bei jedem Mitglied die Möglichkeit, direkt dessen MGV-Daten als Vorschau anzusehen (siehe gelb markierte Schaltfläche im Bild "Mitglied-Freigabe Datenfelder für MGV").

MGV aktualisieren

Bitte aktualisieren Sie die Daten für das Mitgliederverzeichnis (MGV) jeweils bis zum in den News genannten Sticktag (Redaktionsschluss bei der Rotary Verlags GmbH (Verlag)) in RO.CAS.

Diese Vorgehensweise hat sich bewährt:

MGV-Vorschau erstellen

Erstellen Sie für den Club die MGV-Vorschau Club für das kommenden Rotary-Jahr als PDF.

MGV-Vorschau verteilen, überprüfen und rückmelden

Verteilen Sie die PDF mit der Bitte um Überprüfung (Korrekturlesen) und Rückmeldung als Anlage oder Anhang zum Wochenbericht oder per Post.

Setzen Sie die Rückmeldefrist so, dass ausreichend Zeit zur Erinnerung und Mahnung sowie Datenaktualisierung bleibt. Alternativ können Sie auch die Rückmeldung nur für den Fall eines Änderungsbedarfes setzen und eine Nichtrückmeldung als "Daten in Ordnung" erklären.

Jedes Mitglied muss vorab in Kenntnis gesetzt werden über seine im MGV veröffentlichten Daten. Das MGV ist ein Auszug aus den Mitgliederstammdaten und kann sehr individuell auf Clubebene (siehe dort) und für jedes Mitglied individuell (Feld "Veröffentlichung" hinter den meisten Mitgliederdaten) eingestellt werden. Die Verteilung der Mitgliederstammdatenblätter mit fast allen Daten, evtl. sogar mit Rücklauf und Unterschrift, ist dafür allerdings nicht notwendig, der MGV-Auszug ist ausreichend.

zu ändernde Daten in RO.CAS einpflegen

Pflegen Sie die rückgemeldeten Daten ein und beachten Sie bitte auch diese Sonderfälle:

  • Pastpräsident verstorben:
    Wenn seit der letzten MGV-Aktualisierung im März des Vorjahres ein Mitglied verstorben ist, das auch Pastpräsident war, muss die Kennzeichnung "+" für "verstorben" bei Pastpräsident zusätzlich händisch eingegeben werden (siehe Beitrag im Handbuch). Diese zusätzliche Eingabe ist erforderlich, weil es hierfür keinen Automatismus bei der Änderung eines Mitgliedes von "aktiv" auf "verstorben" gibt.
  • Pastgovernor verstorben:
    Wenn seit der letzten MGV-Aktualisierung im März des Vorjahres ein Mitglied verstorben ist, das auch Pastgovernor war, müssen Sie die Kennzeichnung für "verstorben" hinter dem Namen des Pastpräsident zusätzlich händisch eingeben (siehe dort). Diese zusätzliche Eingabe ist erforderlich, weil es hierfür keinen Automatismus bei der Änderung eines Mitgliedes von "aktiv" auf "verstorben" gibt.
  • Änderung der Daten 'Meetingplan Volltext' (Meetingtermine, Meetingzeiten und Clublokal) zum rotarischen Jahreswechsel:
    Wenn zum rotarischen Jahreswechsel Daten im Feld "Meetingplan Volltext" geändert werden sollen, dann ist etwas "hin und her zu schalten", denn einerseits sollen im neuen MGV die neuen Daten stehen, andererseits sollen die Wochenberichte und das Internet im aktuellen Jahr noch die alten Daten zeigen:
    - Stellen Sie zum Übernahmetermin des MGV durch den Verlag die neuen Daten ein (siehe dort).
    - Machen Sie nach dem Übernahmetermin diese Änderung bis zum Ende des laufenden rotarischen Jahres wieder rückgängig.
    - Geben Sie zum rotarischen Jahreswechsel die neuen Daten erneut und jetzt dauerhaft neu ein.
    Leider geht es derzeit nicht anders.
  • Wechsel des externen Sekretariats zum rotarischen Jahreswechsel:
    Wenn zum rotarischen Jahreswechsel das externe Sekretariat gewechselt werden soll, dann ist etwas "hin und her zu schalten", denn einerseits sollen im neuen MGV die neuen Daten stehen, andererseits sollen die Wochenberichte und das Internet im aktuellen Jahr noch die alten Daten zeigen:
    - Stellen Sie zum Übernahmetermin des MGV durch den Verlag das neue externe Sekretariat ein (siehe dort für "Externes Sekretariat" und dort für "Abweichende Adresse Sekretär für MGV").
    - Machen Sie nach dem Übernahmetermin diese Änderung bis zum Ende des laufenden rotarischen Jahres wieder rückgängig.
    - Geben Sie zum rotarischen Jahreswechsel das neue externe Sekretariat erneut und jetzt dauerhaft neu ein.
    Leider geht es derzeit nicht anders.
  • Wechsel der abweichenden Adresse des Sekretär für das MGV zum rotarischen Jahreswechsel:
    Wenn zum rotarischen Jahreswechsel die abweichende Adresse des Sekretär gewechselt werden soll, dann ist etwas "hin und her zu schalten", denn einerseits sollen im neuen MGV die neuen Daten stehen, andererseits sollen die Wochenberichte und das Internet im aktuellen Jahr noch die alten Daten zeigen:
    - Stellen Sie zum Übernahmetermin des MGV durch den Verlag das neue externe Sekretariat ein (siehe dort für "Externes Sekretariat" und dort für "Abweichende Adresse Sekretär für MGV").
    - Machen Sie nach dem Übernahmetermin diese Änderung bis zum Ende des laufenden rotarischen Jahres wieder rückgängig.
    - Geben Sie zum rotarischen Jahreswechsel das neue externe Sekretariat erneut und jetzt dauerhaft neu ein.
    Leider geht es derzeit nicht anders.

MGV bestellen

Bestellen Sie die Mitgliederverzeichnisse (MGV) jeweils bis zu dem in den News genannten Stichtag (Meldeschluss bei der Rotary Verlags GmbH (Verlag)) in RO.CAS.

Zu Beginn eines neuen Kalenderjahres werden die Mitgliederverzeichnisse (MGV) und andere Drucksachen für das kommende Rotay-Jahr beim Verlag bestellt. Das Bestellformular dafür wird im Januar/Februar freigeschaltet und automatisch gesperrt, wenn die Bestellung durch den Club verbindlich erfolgt ist. Danach müssen Änderungen direkt mit dem Verlag besprochen werden.

So bestellen Sie die Mitgliederverzeichnisse (MGV) und weitere Verzeichnisse der Rotary Verlags GmbH mit RO.CAS:

  1. öffnen Sie in <Administration> [1.1.], <Daten MGV/RDG/RI> [1.2.] den Tab <Bestellformular MGV u. a.> [1.3.]
    MGV bestellen 02.png
  2. es erscheinen Eingabefelder, die
    - mit den Daten der letzten Bestellung vorausgefüllt sind,
    - nur im Bestellzeitraum (meist Ende Januar bis Mitte März) freigeschaltet sind und
    - nach der verbindlichen Bestellung (s. 8.) mit den Bestelldaten gesperrt werden
  3. tragen Sie die Bestelldaten der MGV und anderen Produkte ein, die nach der verbindlichen Bestellung (s. 8.) nur noch im Ausnahmefall geändert werden können, sowie die Versandanschrift und die Bestellerdaten
  4. klicken Sie auf <bestellen>
  5. wenn Eingabefehler vorliegen, erscheinen selbsterklärende Hinweise und die betroffenen Feldnamen werden in ROT angezeigt:
    MGV bestellen 05.png
  6. es öffnet sich ein Bestätigungsfenster und zeigt alle Eingaben der Bestellung:
    MGV bestellen 06.png
  7. klicken Sie auf <zurück>, um Daten zu ändern
  8. klicken Sie auf <verbindlich bestellen>
  9. es erscheint auf der Seite oben die Bestätigungsmeldung, dass die Bestellung an den Verlag versandt wurde:
    MGV bestellen 09.png
  10. es erscheint auf der Seite unten der Hinweis, wie in direkten Kontakt mit dem Verlag ggf. noch Änderungen möglich sind:
    MGV bestellen 10.png

Die MGV-Bestellung ist unabhängig von der MGV-Aktualisierung, denn bei der Bestellung werden keine Mitgliederdaten übertragen. Für die MGV-Aktualisierung gib es einen eigenen Beitrag (siehe dort).