Präsenz

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"Rotary und die Präsenzen? – das ist immer wieder Gesprächsthema. Aber ist die Präsenzkontrolle überhaupt noch zeitgemäß? Oder sollte man sie nicht abschaffen?"
Unter dieser Einleitung steht der Beitrag am 29.02.2012 im Rotary Magazin 3/2012 zum Thema "Präsenzpflicht: Feste Rotary-insel als Privileg".

Diese Seite zeigt die Regelung nach Rotary International (RI) und die Umsetzung in RO.CAS.

Regelungen nach RI

Geregelt ist die Präsenz im Artikel 12 "Präsenz" der Einheitlichen Verfassung für Rotary Clubs auf Seite 101 des VERFAHRENS-HANDBUCH 2016 von RI.

Anwesenheit nach RI

Als anwesend gilt nach Absatz 1 des Artikel 12, wer

  • über mindestens 60 Prozent der Dauer einer regelmäßigen Zusammenkunft persönlich oder per Internetverbindung präsent ist, oder
  • während der Zusammenkunft unerwartet abberufen wird und dem Vorstand gegenüber anschließend seine Abwesenheit in angemessener Weise begründet, oder
  • die Abwesenheit auf eine der folgenden Arten nachholt: 14 Tage vor oder nach der Zusammenkunft, ...

Ein Artikel dazu stand im ROTARY MAGAZIN 03/2012 und auch vom DICO-Sprecher Bernhard Kulisch gibt es dazu Ausführungen.

Längere Orts-Abwesenheit nach RI

Wenn ein Mitglied über einen längeren Zeitraum an einen abgelegenen Arbeitsplatz versetzt wird, ersetzen nach Absatz 2 des Artikel 12 Besuche von Meetings eines Clubs am Arbeitsort die Teilnahme an Meetings des eigenen Clubs, vorausgesetzt, es herrscht Übereinstimmung zwischen dem Heimat- und dem Gastclub über den Besuch der Zusammenkünfte.

Entschuldigte Abwesenheit nach RI

Als entschuldigte Abwesenheit eines Mitglieds von den Zusammenkünften gilt nach Absatz 3 des Artikel 12, wenn

  • (Zeit-Regelung) die Abwesenheit den vom Vorstand genehmigten Bedingungen und Umständen entspricht; der Vorstand kann der Abwesenheit eines Mitglieds aus Gründen zustimmen, die er für angemessen und ausreichend ansieht; solche Abwesenheiten dürfen nicht länger als 12 Monate dauern; sollte die Abwesenheit jedoch aus gesundheitlichen Gründen oder wegen eines Kindes erfolgen und länger als zwölf Monate andauern, so kann die entschuldigte Abwesenheit vom Vorstand auf einen Zeitraum verlängert werden, der über die ursprünglichen zwölf Monate hinausgeht,
  • (85er-Regelung) das Alter und die Jahre der Mitgliedschaft eines Mitglieds in einem oder mehreren Clubs zusammen mindestens 85 Jahre beträgt, und der Clubvorstand dem schriftlichen, an den Clubsekretär adressierten Wunsch des Mitglieds zugestimmt hat, von der Teilnahme an den Zusammenkünften befreit zu werden (Hinweis: gilt nicht für Vorstandsmitglieder!).

Präsenzberechnung nach RI

Der Absatz 5 des Artikel 12 beschreibt die Berücksichtigung der entschuldigte Abwesenheit in der Präsenzberechnung etwas kompliziert. Die Präsenzberechnung in RO.CAS berücksichtigt dies, sieht dennoch einfacher aus.

Präsenzbasis nach RI

Nach Absatz 1 "Reguläre Zusammenkünfte" des Artikel 8 "Zusammenkünfte" soll sich ein Rotary Club zu seinen Meetings regelmäßig einmal die Woche treffen, wobei der Artikel 7 als Minimum mindestens 2 Meetings pro Monat vorgibt.

Mindestpräsenz nach RI

Der Absatz 4 "Erlöschen der Mitgliedschaft wegen Fernbleibens von den Zusammenkünften" des Artikel 15 "Dauer der Mitgliedschaft" beschreibt den Mindest-Präsenzwert (hier nur verkürzt dargestellt):

  • je Halbjahr mindestens Teilnahme an 50 % regulärer Meetings (clubeigen und clubfremd)
  • dabei mindestens 60 % davon (also 30 %-Punkte) im eigenen Club

Umsetzung in RO.CAS

Bei der Umsetzung in RO.CAS sind die Begrifflichkeiten und Berechnungen nicht immer exakt übernommen, so dass es Interpretations- und Handlungsspielräume geben kann.

Präsenz-Beurlaubung in RO.CAS

Die Beurlaubung in RO.CAS bildet die Längere Orts-Abwesenheit nach RI ab und zeigt im Wochenbericht an, dass ein Mitglied nicht die Mindestanforderungen der Teilnahmen im eigenen Club erfüllen muss. Die Präsenz-Beurlaubung hat keine Auswirkung auf die Präsenzberechnung.

Präsenz-Beurlaubung, Übersicht
Präsenz-Beurlaubung, Detail

Präsenz-Befreiung in RO.CAS

Die Befreiung in RO.CAS bildet die Entschuldigte Abwesenheit nach RI ab und dient sowohl der Anzeige im Wochenbericht als auch der Steuerung der Präsenzberechnung. Die Präsenz-Befreiung berücksichtigt die Abwesenheit eines Mitgliedes nicht negativ und die Anwesenheit positiv in der Präsenzberechnung.

Präsenz-Befreiung, Übersicht
Präsenz-Befreiung, Detail

Präsenz-Erfassung in RO.CAS

RO.CAS berücksichtigt alle denkbaren Präsenzvorkommen und hat dafür jeweils eigene Eingabevarianten:

Präsenzen bei Meetings

Erfassung der Präsenzen bei Meetings

Die Erfassung der Präsenzen können Sie auf verschiedenen Wegen vornehmen:

  • Wenn eine Online-Verbindung in das Internet vorhanden ist, können die Präsenzen direkt in RO.CAS eingegeben werden. Dies geht besonders einfach mit Tablet-PCs und NoteBooks, bei Smartphones kann sich das schon etwas schwieriger gestalten.
  • Wenn keine Online-Verbindung in das internet besteht geht nur die Erfassung per Papier:
    • Offiziell vorgesehen ist für die Präsenzerfassung bei Meetings das Formular "Präsenzübersicht", das sich im Menü <Termine> im Untermenü <Meeting Unterlagen> beim <speichern> des entsprechenden Meetings automatisch als PDF erstellt. Dieses Formular listet alle Mitglieder, die im zugeordneten Wochenbericht gelistet sind, und zeigt, ob diese Präsenzpflichtig sind oder nicht. Zur Präsenzerfassung gibt es drei Spalten für "Mitglied anwesend", "Partner anwesend" und "Auswärtspräsenz des Mitglieds".
    • Hilfsweise kann für die Präsenzerfassung aber auch das Formular "Teilnehmerliste" verwendet werden, das im Menü <Termine> im Untermenü <Übersicht> bei dem entsprechenden Meeting im Tab <An-/Abmeldung> mit der Schaltfläche <Teilnehmerliste> geladen werden kann.
    • Bei kleineren Clubs funktioniert aber auch ein "weißes Blatt Papier", auf dem die Namen geschrieben werden.

Eingabe der Präsenzen bei Meetings

Tragen Sie die Präsenzen für clubeigene Mitglieder im Wochenbericht des Meetings im Tab <PRÄSENZ> und die Anwesenheiten von Gästen, egal ob RotarierIn oder nicht, im Tab <GÄSTE> ein. Rotarische Gäste müssen sich um das Registrieren Ihrer so erlangten Auswärtspräsenz selber kümmern und diese in deren Club als Zusatzpräsenz eintragen lassen, wie es unter Zusatzpräsenzen beschrieben ist.

Präsenz-Erfassung Meeting-Präsenz

Präsenzen bei verschobenen Meetings mit Stallwache

Aus der "guten alten Zeit" stammt der Brauch, bei einem vom regulären Meeting-Rhythmus abweichenden verschobenen Meeting zum ursprünglichen Meeting-Termin eine Stallwache (oder Bereitschaft) einzurichten, damit clubfremde RotarierInnen einen Ansprechpartner vorfinden. In Zeiten des Internets ist dieser Brauch kaum noch notwendig, wird aber dennoch von einigen Clubs nach wie vor angeboten - und verursacht dann Fragen zur korrekten Präsenzberücksichtigung.

Wenn eine Stallwache angeboten wird, sind zwei Vorgehensweisen zu unterscheiden:

1. Der Termin der Stallwache ist ein eigenständiger Termin in RO.CAS:

Es ist nicht wirklich sinnvoll, die eigentliche Stallwache auch als eigenständigen Termin in RO.CAS einzutragen, weil dann die Stallwache eher den Charakter eines Neben-Meetings bekommt. Wenn Ihr Club dennoch den Wunsch hat, dass auch die Stallwache als eigenständiger Termin in RO.CAS angelegt werde soll, dann muss die Stallwache als Sonderveranstaltung angelegt werden, weil 2 Meeting-Termine innerhalb derselben Rotary-Woche nicht zulässig sind.
In diesem Fall können Sie die an der Stallwache anwesenden clubeigenen Mitglieder entweder als Präsenz bei der Sonderveranstaltung Stallwache erfassen (siehe Präsenzen bei Sonderveranstaltungen) oder als Zusatzpräsenz bei dem verschobenen Meeting. Sie können dabei bei jedem Mitglied unterschiedlich verfahren, allerdings dürfen Sie bei keinem Mitglied beides gleichzeitig machen. Rotarische Gäste erfassen Sie am Besten im Tab <GÄSTE> nur bei dem verschobenen Meeting. Diese müssen sich um das Registrieren Ihrer so erlangten Auswärtspräsenz selber kümmern und diese in deren Club als Zusatzpräsenz eintragen lassen, wie es unter Zusatzpräsenzen beschrieben ist.

2. Der Termin der Stallwache ist kein eigenständiger Termin in RO.CAS eingegeben:

Es ist sinnvoll, die Stallwache nicht als eigenständigen Termin in RO.CAS einzutragen, denn sie ist ja nur das Angebot für clubfremde RotarierInnen, trotz verschobenem Meeting-Termin einen Ansprechpartner zu haben.
Tragen Sie die an der Stallwache anwesenden Mitglieder als Zusatzpräsenz bei dem verschobenen Meeting ein. Rotarische Gäste erfassen Sie im Tab <GÄSTE> bei dem verschobenen Meeting. Diese müssen sich um das Registrieren Ihrer so erlangten Auswärtspräsenz selber kümmern und diese in deren Club als Zusatzpräsenz eintragen lassen, wie es unter Zusatzpräsenzen beschrieben ist.
BILD BILD

Präsenzen bei Sonderveranstaltungen

Tragen Sie die Präsenzen bei Sonderveranstaltungen für clubeigene Mitglieder direkt bei dem Termin der Sonderveranstaltung im Tab <AN-/ABMELDUNG UND PRÄSENZ> ein. Gäste, egal ob RotarierIn oder nicht, werden nicht erfasst. Rotarische Gäste müssen sich um das Registrieren Ihrer so erlangten Auswärtspräsenz selber kümmern und diese in deren Club als Zusatzpräsenz eintragen lassen, wie es unter Zusatzpräsenzen beschrieben ist.

Präsenz-Erfassung Nicht-Meeting-Präsenz

Präsenzen bei Clubsachen-Terminen

Tragen Sie die Präsenzen bei Clubsachen-Terminen für clubeigene Mitglieder direkt bei dem Clubsachen-Termin im Tab <AN-/ABMELDUNG UND PRÄSENZ> ein. Gäste, egal ob RotarierIn oder nicht, gibt es normalerweise nicht, und wenn, werden sie nicht erfasst. Rotarische Gäste müssen sich um das Registrieren Ihrer so erlangten Auswärtspräsenz selber kümmern und diese in deren Club als Zusatzpräsenz eintragen lassen, wie es unter Zusatzpräsenzen beschrieben ist.

Bild: siehe Präsenzen bei Sonderveranstaltungen

Zusatzpräsenzen

Präsenzen von clubeigenen Mitgliedern aus einem clubfremden Termin (also weder clubeigenes Meeting noch clubeigene Sonderveranstaltung noch clubeigener Clubsachen-Termin) werden im Wochenbericht des nächsten Meeting im Tab <ZUSATZPR.> erfasst.

Präsenz-Erfassung Zusatz-Präsenz

Präsenz-Berechnung in RO.CAS

RO.CAS berücksichtigt alle denkbaren Präsenzvorkommen und bezieht diese in die Präsenz-Berechnung ein. Der höchste erreichbare Präsenzwert ist 100 % (= Teilnahme an allen Meetings), unabhängig davon, ob der Wert genau erreicht oder übertroffen wird.

Die Präsenz-Berechnungen erfolgen immer nur innerhalb eines Rotary-Jahres ohne Überträge aus bzw. in andere Rotary-Jahre.

Meeting-Präsenzen als Grundlage

Rechenformel

Die in Absatz 5 des Artikel 12 beschriebene, kompliziert zu lesende Präsenzberechnung nach RI setzt RO.CAS mit einer einfachen Formel um:

(anwesende Präsenzpflichtige + anwesende Präsenzbefreite)
----------------------------------------------------------------------------------- * 100 = Meetingpräsenz
(Gesamtzahl Präsenzpflichtige + anwesende Präsenzbefreite)

Anwesende präsenzbefreite Mitglieder verbessern den Präsenzwert, während abwesende präsenzbefreite Mitglieder ihn nicht verschlechtern.

Beispiel: Ein Club hat 60 Mitglieder, davon sind 40 präsenzpflichtig und 20 präsenzbefreit. Dann ergeben sich z.B. diese Präsenzwerte:

  • anwesend: alle präsenzpflichtigen und alle präsenzbefreiten Mitglieder:
    (40 + 20) / (40 + 20) * 100 = 100,0 %
  • anwesend: alle präsenzpflichtigen und keine präsenzbefreiten Mitglieder:
    (40 + 0) / (40 + 0) * 100 = 100,0 %
  • anwesend: keine präsenzpflichtigen und alle präsenzbefreiten Mitglieder:
    (0 + 20) / (40 + 20) * 100 = 33,3 %

berücksichtigte Meeting-Termine

RO.CAS berechnet Präsenzen immer auf der Basis der veröffentlichten Meetings. Daher ist es für die Präsenzberechnung von RO.CAS unbedeutend, wieviele Meetings ein Club pro Monat (und insgesamt im Jahr) hat - RO.CAS rechnet immer richtig. Diese Präsenzwerte ergeben sich beispielsweise als Monatspräsenzen:

Meetings
pro Monat
Anwesenheit
an 1 Meeting
Anwesenheit
an 2 Meetings
Anwesenheit
an 3 Meetings
Anwesenheit
an 4 Meetings
Anwesenheit
an 5 Meetings
2 50 % 100 % -- -- --
3 33 % 66 % 100 % -- --
4 25 % 50 % 75 % 100 % --
5 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %

Obergrenze für Meeting-Präsenzen

Da je Rotary-Woche nur 1 Meeting zulässig ist, kann es für ein Mitglied auch höchstens 1 Meetingpräsenz je Rotary-Woche geben.

Nicht-Meeting-Präsenzen als Ergänzung

Rechenformel

Wenn bei einem Mitglied Präsenzlücken aus den Meeting-Präsenzen bestehen (also Meetingpräsenz < 100 %), füllt RO.CAS diese auf. Dabei wird der eingestellte Verrechnungszeitraum berücksichtigt, der von RI mit ± 2 Wochen vorgegeben ist. In RO.CAS sind aber alle Zeiträume frei einstellbar, maximal ± 52 Wochen. In vielen Distrikten wird ein Zeitraum von einem Vierteljahr, also ± 13 Wochen, toleriert.

Tabelle "Verrechnung der Nicht-Meeting-Präsenzen auf fehlende Meeting-Teilnahmen"
RW






Terminart

- Meeting
- Clubämter-Termin
-Sonderveranstaltung
- Zusatzpräsenz
Verrechnungszeit
Fall 1

50x




Fall 2

40x




Fall 3

40x
8x
5x
1x
± 2 Wochen
Fall 4

40x
8x
5x
1x
± 13 Wochen
Fall 5

40x
8x
5x
1x
± 52 Wochen
Monat






Quartal






1 Meeting X X X X X JUL 1
2 Meeting X X X X X
Clubsachen-Termin - - C2 C2 -> M5 C2 -> M5
3 Meeting X X X X X
4 Meeting X X X X X
5 Meeting X - - M5 <- C2 M5 <- C2 AUG
6 Meeting X X X X X
7 Meeting X X X X X
Clubsachen-Termin - - C7 C7 -> M10 C7 -> M10
8 Meeting X X X X X
9 Meeting X X X X X
10 Meeting X - - M10 <- C7 M10 <- C7 SEP
11 Meeting X X X X X
12 Meeting X X X X X
Clubsachen-Termin - - C12 C12 -> M16 C12 -> M16
13 Meeting X X X X X
14 Meeting X X X X X OKT 2
15 Meeting X X X X X
16 Meeting X - M16 <- C17 M16 <- C12 M16 <- C12
17 Meeting X X X X X
Clubsachen-Termin - - C17 -> M16 C17 -> M20 C17 -> M20
18 Meeting X X X X X NOV
19 Meeting X X X X X
20 Meeting X - M20 <- S21 M20 <- C17 M20 <- C17
21 Meeting X X X X X
Sonderveranstaltung - - S21 -> M20 S21 -> M30 S21 -> M30
22 Meeting X X X X X DEZ
Sonderveranstaltung - - S22 S22 -> M32 S22 -> M32
23 Meeting X X X X X
Sonderveranstaltung - - S23 S23 -> M35 S23 -> M35
24 Meeting X X X X X
Sonderveranstaltung - - S24 S24 S24 -> M39
25 ---------- - - - - -
26 Meeting X X X X X
27 Meeting X X X X X JAN 3
28 Meeting X X X X X
29 Meeting X X X X X
30 Meeting X - M30 <- C30 M30 <- S21 M30 <- S21
Clubsachen-Termin - - C30 -> M30 C30 C30 -> M44
31 Meeting X X X X X FEB
32 Meeting X - - M32 <- S22 M32 <- S22
33 Meeting X X X X X
34 Meeting X X X X X
35 Meeting X - M35 <- C35 M35 <- S23 M35 <- S23 MÄR
Clubsachen-Termin - - C35 -> M35 C35 -> M39 C35 -> M51
36 Meeting X X X X X
37 Meeting X X X X X
38 Meeting X X X X X
39 Meeting X - - M39 <- C35 M39 <- S24
40 Meeting X X X X X APR 4
41 Meeting X X X X X
42 ---------- - - - - -
Sonderveranstaltung - - S42 S42 -> M44 S42
Zusatzpräsenz - - Z42 Z42 -> M51 Z42
43 Meeting X X X X X
Clubsachen-Termin - - C43 -> M44 C43 C43
44 Meeting X - M44 <- C43 M44 <- S42 M44 <- V30 MAI
45 Meeting X X X X X
46 Meeting X X X X X
47 Meeting X X X X X
Clubsachen-Termin - - V47 V47 V47
48 Meeting X X X X X JUN
49 Meeting X X X X X
50 Meeting X X X X X
51 Meeting X - - M51 <- Z42 M51 <- C35
52 Meeting X X X X X
---------- 100% 80% 90% 100% 100%

Beachten Sie, dass aufgrund des Verrechnungszeitraumes nur Präsenzauswertungen über das komplette Rotary-Jahr aussagefähig sind. Bei der Präsenzauswertung von einem kürzeren Zeitraum werden vorhandene Nicht-Meeting-Präsenzen nicht berücksichtigt, wenn sie außerhalb des Zeitraumes liegen.

Obergrenze für Nicht-Meeting-Präsenzen

Es gibt in RO.CAS keine Obergrenze für die Anzahl je Mitglied von Nicht-Meeting-Präsenzen aus Sonderveranstaltungs-Terminen, Clubsachen-Terminen und Zusatzpräsenzen. Diese füllen insgesamt den Präsenzwert eines Mitglied immer nur auf höchstens 100 % auf.

RO.CAS berücksichtigt dabei nicht die Vorgaben der Mindestens-Präsenz nach RI.

Präsenz-Auswertung in RO.CAS

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