RO.CAS

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  • Diese Seite ist noch in Bearbeitung, Inhalte können fehlen, unvollständig oder falsch sein.
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  • Alle Daten sind fiktiv, Ähnlichkeiten sind rein zufällig und nicht beabsichtigt.
  • Diese Seite beschreibt die Version von RO.CAS, die ab Februar 2019 verfügbar sein wird. Der Inhalt entsteht begleitend zu den Tests und Abnahmen der neuen Version. Parallel dazu informieren zwei andere Seiten, die beim Versionswechsel wieder abgeschaltet werden, über


  • Der Stand dieser Seite ist vom 07.10.2018 23:40.
RO.CAS ("Rationale Online Club-Administration Simplified" oder auch "Richtig Ordentliches Club Administrations System") ist ein Clubverwaltungssystem, das ursprünglich nur für Rotary Clubs und Distrikte in Deutschland entwickelt wurde, inzwischen aber auch weltweit für alle Service-Clubs, Vereine usw. eingesetzt werden kann.

RO.CAS 100 Startseite Desktop Kalender.png RO.CAS 100 Startseite Desktop Liste.png


KONZEPT

RO.CAS 2019 ist ein Gesamtpaket aus drei Schichten:

Datenbank

Die Datenbank ist das Fundament, das bei aller Komplexität zukunftsorientiert gestaltet ist. Sie ist die Datenbasis für alle rotarischen IT-Anwendungen. Alle (!) Daten werden nur ein einziges Mal eingegeben - und zwar ausschließlich in RO.CAS. Von dort werden an die angeschlossenen Systeme jeweils nur die Daten exportiert, die dort benötigt werden - transparent und dokumentiert.

Businesslogik

Die Businesslogik beinhaltet die Prozesse, mit denen die Anwender die Daten nutzen.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche macht erst die Nutzung von Datenbank und Bussineslogik für den Anwender auf den verschiedenen Geräten PC, Notebook, Tablet und Smartphone möglich.

Die Benutzeroberfläche von RO.CAS ist so einfach wie möglich gestaltet, um die intuitive Nutzung zu ermöglichen. So lässt sich gewährleisten, dass bei eventuell geringer IT-Affinität und/oder oft nur kurzen Amtszeit von einem Jahr der Nutzen von RO.CAS immer deutlich größer ist als der Aufwand.

  • Die Elemente, die die intuitive Nutzung unterstützen, zeigt die Liste.

Die ergänzenden und/oder ausführlichen Informationen zu einem Element lassen sich durch <[Ausklappen]> anzeigen.

  • Das responsive Design passt sich automatisch der Bildschirmgröße bzw. der Fenstergröße von RO.CAS an.
Beispiel:PC
Beispiel: Tablet
Beispiel: Smartphone
  • In der Kopfleiste lassen sich verschiedene, meist nur vorübergehend benötigte, Einstellungen vornehmen.
RO.CAS 101 Menüleiste.png

Mit dem Menü-Symbol ("Menü-Burger") lässt sich für die Ansicht der Menü-Leiste "nur Symbole" oder "Text und Symbole" auswählen. Bei Desktop-Bildschirmen ist die Ansicht "Text und Symbole" voreingestellt. Wenn der Bildschirm für RO.CAS zu schmal ist (z.B. bei einem Smartphone), ist die Voreinstellung automatisch die Absicht "nur Symbole".


RO.CAS 102 Clubs und Distrikte.png

Über das Rotary-Symbol mit dem Club- bzw. Distriktnamen lassen sich die Clubs und/oder Distrikte auswählen, wenn für mehrere Clubs und/oder Distrikte Zugriffsrechte bestehen.


RO.CAS 103 Sprachen.png

Bei der Installation von RO.CAS wird vom RO.CAS-System-Administrator die Basis-Systemsprache für RO.CAS eingestellt (z.B. "deutsch"). Der RO.CAS-System-Administrator kann weitere Systemsprachen freigeben (z.B. "englisch"). In diesen Fällen kann dann jeder Benutzer unter <Einstellungen> seine bevorzugte RO.CAS-Systemsprache auswählen. Während der Beta-Tests kann der Wechsel auch direkt in der Kopf-Leiste vorgenommen werden.


RO.CAS 104 Programme.png

Anderen rotarische Systeme lassen sich im selben Browser in einem neuen Tab öffnen.


RO.CAS 105 Benutzer.png

Neben den <persönlichen Einstellungen> und der <Abmeldung> stehen verschiedene Hilfe-Links zur Verfügung.

  • Die flache Menüstruktur hat eine klare und logische Gliederung.
RO.CAS 130 Menüleiste.png

Die Menüleiste zeigt die Menüs, bei denen es nur im Administration-Bereich auch Untermenüs gibt.

Beim Wechsel zwischen verschiedenen Menüpunkten erscheint ein Warn- und Handlungs-Hinweis, wenn ein Formular geändert aber noch nicht gespeichert wurde. So kann erst der offene Vorgang abgeschlossen werden, bevor zum nächsten Menüpunkt gewechselt wird.

  • Die Menübereiche haben höchstens 5 Reiter (Tabs).
  • Funktionen sind nur einmal vorhanden und werden bei Bedarf innerhalb von RO.CAS aufgerufen.
  • Funktionen sind nur einmal vorhanden und werden bei Bedarf innerhalb von RO.CAS aufgerufen.
  • Elemente ohne Zugriffsberechtigung sind ausgegraut (abgeschwächt angezeigt) und ohne Funktion.
  • Listen können formatiert, sortiert, exportiert und durchsucht werden.
Das Symbol <Auge> (rechts oben) erweitert die Möglichkeiten, mit Listen umzugehen.
RO.CAS 301 Personen Zeilenzahl.png

Auf einer Seite lassen sich 10, 25, 50 oder alle Zeilen anzeigen.


RO.CAS 302 Personen Spalten.png

Die Spalten lassen sich auswählen, verschieben und sortieren.


RO.CAS 303 Personen DatenExport.png

Listen lassen sich kopieren, drucken und als PDF und CSV exportieren.


RO.CAS 304 Personen Suchen.png

Listen lassen sich durchsuchen.

  • Bei Listen erscheinen die Detailansichten als Modal/PopUp.
  • Tooltips informieren bei jedem Datenfeld.
Bei jedem Datenfeld gibt ein Tooltip wichtige Informationen zu diesem Datenfeld. Der Tooltip erscheint, wenn man die Maus über dem Datenfeld stehen lässt ("Mouse over" oder "Hovern") und wenn man den Namen des Datenfeldes anklickt/antippt (die einzige Möglichkeit bei Tablets und Smartphones).
  • Der ServiceDesk ist integriert und erweitert.
RO.CAS 100 ServiceDesk.png

Der ServiceDesk ist in RO.CAS integriert. Bei jedem Formular öffnet sich über das Fragezeichen rechts oben direkt das Formular zum ServiceDesk und erstellt einen aktuellen Screenshot, in den man auch zeichnen kann. So weit wie möglich wird dabei das Formular des ServiceDesk schon vorausgefüllt, so dass der Nutzer so wenig wie möglich selber eingeben muss und der Helfer so viele Informationen wie möglich hat.

  • Die Benutzeroberfläche ist multilingual.
Alle Elemente können in beliebig vielen Sprachen ausgegeben werden - wenn die entsprechenden Sprachen installiert sind. Dies ist unabhängig davon, in welcher Sprache die Inhalte geschrieben sind.


MENÜSTRUKTUR

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über RO.CAS und weist ggf. auf Besonderheiten hin. Generell wird auf die detaillierte Beschreibung verzichtet, weil es bei jedem Feld Tooltips gibt, die zielgerichtet genauere Informationen geben. Darüber hinaus stehen Tutorials zu fast allen Bereichen zur Verfügung.


Startseite

RO.CAS 100 Startseite Desktop Kalender.png

Nach dem LOGIN öffnet sich die <Startseite> mit 3 Bereichen:

  • Oben liegt die Kopfleiste für vorübergehende Einstellungen.
  • Links befindet sich die Menü-Leiste zum Navigieren in RO.CAS.
  • Im Hauptteil stehen links die <Meldungen> und rechts die <Termine>.


  • Die <Meldungen> können von Club, Distrikt und RO.CAS-System-Administrator eingespielt werden.
RO.CAS 110 Meldungen.png
  • Auf Club-Ebene werden neben den vorgenannten Meldungen auch Meldungen aus dem Club angezeigt.
  • Auf Distrikt-Ebene können Meldungen für den Distrikt und dessen Clubs eingespielt werden. Auch können Clubs des Distriktes hier ebenfalls Meldungen anzeigen lassen.
  • Der RO.CAS-System-Administrator kann wichtige Hinweise für alle Nutzer einspielen.
  • Im <Kalender> stehen die Termine aus dem Menü <Termine>, entweder als <Kalender> oder als <Liste>.
Termine als Kalender angezeigt
Termine als Liste angezeigt
  • Die Anzeige der Termine kann zwischen Kalender und Liste umgeschaltet werden.


Organisation

RO.CAS 210 Organisation.png

Der Menüpunkt <Organisation> passt sich dem jeweiligen Organisationstyp <Club> und <Distrikt> an. Der grundlegende Aufbau ist immer gleich, so dass sich auch bei verscheidenden Organisationstypen Gleiches am gleichen Platz findet.


Den Inhalt verteilt sich auf fünf Reiter:

  • In <Organisation> (<Club>/<Distrikt>) stehen die Daten zu der Organisation und zu den Partnerschaften.
RO.CAS 210 Organisation.png
  • Beim <Club> sind das die Club-Daten und die Partner-Clubs
  • Beim <Distrikt> sind dies die Distrikt-Daten und die Club-Liste des Distriktes
  • In <Kontakte> stehen die Daten zu <Adressen>, <Telefon>, <E-Mail>, <Internet> und <Soziale Medien>.
RO.CAS 220 Kontakt.png
  • Beim <Club> stehen unter <Adressen> z.B. die Clublokale.
  • In <Ämter> stehen die jeweiligen Ämter-Besetzungen.
RO.CAS 230 Ämter.png
  • Die Ämter-Besetzungen können taggenau eingegeben werden.
  • Das Ämter-Archiv zeigt die Ämterbesetzungen nach Rotary-Jahren an.
  • Beim <Club> stehen im Block <Ämter> die 17 fest eingestellten und überall vorhandenen Clubämtern und im Block <individuelle Ämter> die von jedem Club selber anlegebaren zusätzlichen Clubämter.
  • In <Ausschüsse> stehen die jeweiligen Ausschüsse.
RO.CAS 240 Ausschüsse.png
  • In <Sonstiges> stehen verschiedene weitere Informationen.
RO.CAS 250 Sonstiges.png
  • Bei <Bankverbindungen> können beliebig viele Konten eingegeben werden.
  • In <Mitgliederverzeichnisse> lassen sich je Rotary-Jahr die Druck-Ausgabe des Mitgliederverzechnisses (MGV) anzeigen und drucken.
  • In <Weitere informationen> gibt es derzeit nur die Feld für eine <Interne Notiz>.


Person

RO.CAS 300 Personen.png

Für jede Person gibt es

  • einen einzigen Datensatz mit den persönlichen Daten und
  • beliebig viele Datensätze mit den jeweiligen club- bzw. distriktspezifischen Daten zu andern Personen und Organisationen.
  • Tabelle "Person - mögliche club- bzw. distriktspezifische Daten"

Personen können die verschiedensten rotarischen Beziehungen haben - und diese ggf. auch alle gleichzeitig:

  1. Aktivmitglied in einem Rotary Club (zeitgleich geht immer nur eine Aktivmitgliedschaft in einem Rotary Club weltweit)
  2. Aktivmitglied in einem Rotaract Club
  3. Ehrenmitglied in mehreren Rotary Clubs
  4. Sonstige Adresse in mehreren Rotary Clubs
  5. Partner mehreren anderen Personen
  6. Pate bei mehreren anderen Aktivmitgliedern
  7. Amtsträger im Club
  8. Amtsträger im Distrikt
  9. Amtsträger bei Rotary Internatinal

Diese Aufzählung lässt sich durch weitere Verbindungen zu rotarynahen Organisationen und Einrichtungen wie z.B. Fellowships, Rotaract, Inner Wheel usw. beliebig fortsetzen.

Die Liste zeigt, welche Datenvielfalt entstehen kann. Mit dem Prinzip, diese Komplexität je Person mit nur einem Datensatz für die persönlichen Daten abzubilden, der dann um entsprechende Datensätze mit den jeweiligen club- bzw. distriktspezifischen Daten ergänzt wird, wird die Verwaltung der Personen für alle weitestgehend vereinfacht.


Die Personen-Daten verteilen sich auf fünf Reiter, der besseren Übersicht wegen thematisch gegliedert und nicht nach den Datengruppen

  • p) "persönlichen Daten" und
  • s) "club- bzw. distriktspezifischen Daten".
  • In <Person> stehen die wichtigsten persönliche Daten.
RO.CAS 310 Personen Person.png

Die persönlichen Daten sind in vier Blöcke gruppiert:

  • <Person> enthält den Namenp), die Titelp) und das Geburtsdatump).
  • <Beruflich> enthält die berufliche Zuordnungs) und die Klassifikations).
  • <Bilder> enthält das Foto der Personp).
    Wenn mit der Person ein Partner verbunden ist und bei diesem ein Foto vorhanden ist, wird dieses auch hier als Foto des Partnerss) gezeigt. Das Foto des Partners kann an dieser Stelle weder bearbeitet noch gelöscht werden.
  • <Zugehörige Personen> listet alle Personen, zu denen eine Beziehungs) besteht. Die Beziehungen können bearbeitet werden, nicht aber die Daten.
  • In <Kontakte> stehen die Daten zu <Adressen>, <Telefon>, <E-Mail>, <Internet> und <Soziale Medien>.
RO.CAS 320 Personen Kontakt.png

In allen Kontakt-Blöcken lässt sich einstellen, ob diese

  • Rotary-intern Favoritp) [1] (z.B. bevorzugte E-Mail-Adresse) sind,
  • im MGV/RO.eMGV/eMGV gezeigtp) [2] werden,
  • im Club-Intranet gezeigtp) [3] werden und
  • nach RI übertragenp) [4] werden.

Alle Einstellungen gelten automatisch bei den anderen Clubs und Distrikten, zu denen die Person eine Beziehung hat.

  • In <Organisation> (wird <Club>) stehen die Daten zur Mitgliedschaft im aktuellen Club.
RO.CAS 330 Personen Organisation.png

Die Daten zur Mitgliedschaft im eigenen Club verteilt sich in vier Blöcke:

  • <Mitgliedschaft> enthält die Mitgliedschafts-Datens).
    - Informationen zum Eintritt stehen im Kapitel "Mitglied - Eintritt".
    - Informationen zum Austritt stehen im Kapitel "Mitglied - Austritt".
  • <Jahrespräsenzen> zeigt die Jahrespräsenzens) nach Rotary-Jahren.
  • <Aktuelle Wochenpräsenzen> zeigt die laufenden Präsenzen des aktuellen Rotary-Jahress).
  • <Präsenzbesonderheiten> zeigt die Präsenzbeurlaubungen und -befreiungens).
  • In <Rotary> steht die Übersicht zur gesamten Mitgliedschaft bei Rotary.
RO.CAS 340 Personen Rotary.png

Dieser Reiter ergänzt die Club-spezifischen Informationen mit vier Bereichen:

  • <Mitgliedschaften> zeigt die Mitgliedschaften in vorherigen Clubsp).
  • <Ehrungen> zeigt 'alle Ehrungenp)'.
  • <Ämter> zeigt alle Ämter-Besetzungenp).
  • <Ausschüsse> zeigt die alle Zugehörigkeiten zu Ausschüssenp).
  • <Projektverantwortungen> zeigt die Mitarbeit bei Projektenp).
  • In <Sonstiges> stehen weitere Informationen zur Mitgliedschaft.
RO.CAS 350 Personen Sonstiges.png

Einige weitere Daten aus dem aktuellen Club können hier noch gespeichert werden:

  • Bei <Bankverbindungen> können beliebig viele Kontenp) eingegeben werden.
  • Bei <Sprache> können die Sprachenp) eingegeben werden.
  • In <interne Notizen> können interne Notizenp) eingegeben werden.
  • <Mitgliederverzeichnis> zeigt den Auszug aus dem MGVp) und dient dem Abruf des Stammdatenblattesp).

Termin

RO.CAS 410 Termine Übersicht Kalender.png

<Termine> besteht aus 2 Reitern und startet direkt mit der <Übersicht>.


  • <Übersicht> zeigt die nächsten Termine als <Liste> oder im <Kalender>.
RO.CAS 410 Termine Übersicht Kalender.png
RO.CAS 410 Termine Übersicht Liste.png

Die Anzeige kann zwischen <Kalender> und <Liste> umgeschaltet werden.


RO.CAS 411 Termine Übersicht Termin.png

Termine umfassen 3 Blöcke:

  • <Termin> enthält alle terminspezifischen Daten.
  • <Veröffentlichung> enthält alle Daten, die die Anzeige des Termins regeln.
  • <Inhalt> enthält das Thema des Termins.


  • Hinweise zum Beta-Test:
    - <Anmeldung> fehlt
    - <Partner> fehlt
    - Inhalt-Feld größer
  • <Terminserie> dient dem Anlegen von Terminserien, die dann "mit Leben gefüllt" werden.
RO.CAS 420 Termine Terminserie.png


RO.CAS 421 Termine Terminserie Termin.png

Für Terminserien werden 2 Blöcke benötigt:

  • <Termin> enthält alle terminspezifischen Daten.
  • <Terminserie> enthält die Daten, die die Wiederholung der Terminserie steuern.


Korrespondenz

RO.CAS 510 Korrespondenz Korrespondenz.png

<Korrespondenz> besteht aus 3 Reitern und startet direkt mit dem Reiter <Korrespondenz>.


  • <Korrespondenz> dient dem Verfassen und Versenden von E-Mails.
RO.CAS 510 Korrespondenz Korrespondenz.png
  • <Anhänge> können per Drag&Drop oder über eine Menü hochgeladen werden.
  • Bei E-Mail-Adressen können sowohl die in der Empfängerliste angelegten E-Mail-Empfänger per DropDown ausgewählt als auch dort nicht vorhandene E-Mail-Adressen eingetragen werden.
  • Die <Antwort an*>-E-Mail-Adresse ist für die Identifizierung des E-Mail-Absenders beim Empfänger notwendig, damit dieser die E-Mail beantworten kann. Und an diese E-Mail-Adresse werden die automatischen Fehler-Hinweise gesandt, wenn E-Mails nicht dem Empfänger zugestellt werden können (MailDelivery).
  • <Empfängerlisten> verwaltet die Empfänger-Gruppen.
RO.CAS 520 Korrespondenz Empfängerlisten.png

In der Empfängerliste stehen sowohl die automatisch als auch die per Hand erstellten Empfänger-Gruppen.


RO.CAS 521 Korrespondenz Empfängerlisten Gruppe.png

Nur die per Hand erstellten Empfänger-Gruppen können auch bearbeitet werden.

  • <Vorlagen> enthält alle Korrespondenz-Vorlagen.
RO.CAS 530 Korrespondenz Vorlagen.png


RO.CAS 531 Korrespondenz Vorlagen Vorlage.png
  • Hinweis für Beta-Test:
    - <Brief-Vorlage> fehlt
    - Brief-Korrespondenz fehlt


Präsenz

RO.CAS 610 Präsenzen MeetingStatistik.png

<Präsenzen> besteht aus 3 Reitern und startet direkt mit <MeetingStatistik>.

Alle grundsätzlichen Informationen zum Thema Präsenz stehen in dem eigenständigen RO.Wiki-Beitrag "Präsenz".


  • <MeetingStatsitik> listet die Club-Präsenz.
RO.CAS 610 Präsenzen MeetingStatistik.png
  • Im <Filter> lassen sich die Rotary-Jahre auswählen.
  • <Durchschnitt> zeigt immer die Werte, die sich aus der ausgewählten Liste ergeben mit den Einstellungen des Clubs ergeben. In Klammern werden die Werte gezeigt, die sich bei Abwendung der CoL-Reglung mit ± 2 Wochen ergeben.
  • <Mitglieder> zeigt die Präsenzen der einzelnen Club-Mitglieder.
RO.CAS 620 Präsenzen Mitglieder.png
  • Im <Filter> lassen sich die Rotary-Jahre auswählen.
  • <Durchschnitt> zeigt immer die Werte, die sich aus der ausgewählten Liste ergeben mit den Einstellungen des Clubs ergeben. In Klammern werden die Werte gezeigt, die sich bei Abwendung der CoL-Reglung mit ± 2 Wochen ergeben.
  • <Befreiung> zeigt die Präsenzbefreiungen und -beurlaubungen.
RO.CAS 630 Präsenzen Befreiung.png
  • Im <Filter> lassen sich die Rotary-Jahre auswählen.
  • <Befreiung>
  • <Beurlaubung>


Projekt

RO.CAS 700 Projekte.png

<Projekte> startet mit der Liste der Projekte und enthält 3 Reiter.


  • <Daten> zeigt die Daten des Projektes.
RO.CAS 701 Projekte Daten.png
  • <Allgemein>
  • <Leistungen>
  • <Finanzierung>
  • <Beschreibung> beschreibt das Projekt.
RO.CAS 702 Projekte Beschreibung.png
  • <Artikel> enthält die Veröffentlichung des Projektes.
RO.CAS 703 Projekte Artikel.png

Hier kann dabei nur der redaktionelle Teil eingegeben werden, die Freigabe erfolgt im Menü <Internet>.

  • <Allgemein>
  • <Hauptbild>
  • <Alle verknüpften Bilder>


RO.Web / Intranet

RO.CAS 800 Internet.png

<Intranet> startet mit der Liste der Artikel und enthält 2 Reiter.

  • <Filter>


  • <Artikel> enthält den Inhalt eines Beitrags.
RO.CAS 801 Internet Artikel.png
  • <Allgemein>
  • <Hauptbild>
  • <Alle verknüpfte Bilder>
  • <Veröffenlichung> steuert die Veröffentlichung des Artikel.
RO.CAS 802 Internet Veröffentlichung.png


Medien

RO.CAS 900 Media.png

<Medien> listet die Medien (Foto, Video).

  • Es sind in RO.CAs nur die Medien gespeichert, die auch in Verwendung sind.
  • Beim Löschen eines Artikels werden auch die dazugehörenden Medien gelöscht, soweit sie nicht anderweitig noch verwendet werden.
  • Für das Archivieren von Meiden steht z.B. RO.Cloud zur Verfügung.


  • <MedienDate> zeigt die Verwendung und ermöglicht die Anpassung der Bildunterschrift und des Copyright.
RO.CAS 901 Media MediaData.png


Administration

RO.CAS A10 Administration Stammdaten.png

<Administration> dient dem Club/Distrikt-Administrator für die Club- bzw. Distrikt-bezogenen RO.CAS-Einstellungen in 3 Untermenüs.


  • In <Stammdaten> werden ... .
RO.CAS A10 Administration Stammdaten.png
  • In <Einstellungen> erfolgen die Basis- und Intranet-Einstellungen.
RO.CAS A21 Administration Einstellungen BasisEinstellungen.png
  • Die <BasisEinstellungen> umfassen
    die Grundeinstellung bei Terminen für das An- bzw. An- und Abmelden mit den beiden Varianten "nur Abmelden" oder "An- und Abmelden",
    - die Grundeinstellungen für die Meetingunterlagen,
    - die Einstellungen für die Präsenzverrechnung,
    - die zusätzlichen Club- bzw. Distrikt-individuellen Ämter und
    - die Daten-Export-Einstellungen.


RO.CAS A22 Administration Einstellungen RoWeb.png
  • In <RoWeb/Intranet> erfolgen die Einstellungen für das aus RO.CAS angesteuerte Intranet (Hinweis: Clubs/Distrikte mit einem eigenen Internet können diese Funktion dafür nicht nutzen).
  • Es werden die Anzeigen eingestellt für
    - die im Intranet gezeigten Clublokale,
    -der Meetingplan,
    - das Impressum und
    - der Datenschutzhinweis.


RO.CAS A23 Administration Einstellungen Evalution.png
  • <Zugriffsverwaltung> zeigt alle für den Club/Distrikt bestehenden Zugriffsberechtigungen.
RO.CAS A30 Administration Zugriffsverwaltung.png


System

RO.CAS S11 Einstellungen Allgemein.png

<System> dient dem RO.CAS-System-Administrator für alle grundlegenden RO.CAS-Einstellungen in 10 Untermenüs.


  • In <Einstellungen> werden die System-Parameter, Sprachen, Länder und Typ-Daten eingestellt.
RO.CAS S11 Einstellungen Allgemein.png
  • In <System Parameter> werden das Start-Datum für RO.CAS und die E-Mail-Adresse für Rückfragen eingestellt.
  • In <Smtp Konfiguration> wird die Konfiguration für das Versenden von E-Mails aus RO.CAS eingestellt.


RO.CAS S12 Einstellungen Sprache.png
  • In <Sprache> werden die Systemsprachen eingestellt.


RO.CAS S13 Einstellungen Länder.png
  • In <Länder> werden die Länder mit den Daten Flagge, Name, Kurzbezeichnung und Ländervorwahl eingestellt.


RO.CAS S14 Einstellungen Typ-Daten.png
  • In <Typ-Daten> werden die Organisations-Typen eingestellt.
  • In <Person> werden die personenbezogene Daten DSGVO-konform gelöscht.
RO.CAS S21 Person PersonLöschen.png
  • Jede Person hat das Recht hat, ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen, wenn diese nicht mehr im Rahmen der Mitglieder-Verwaltung benötigt werden.
  • Die Umsetzung erfolgt in drei Schritten:
    (1) Die Person stellt den Antrag an ihren Club, die personenbezogenen Daten zu löschen.
    (2) Der Club prüft, ob die personenbezogenen Daten noch zwingend für die Clubverwaltung benötigt werden, und leitet den Antrag an den RO.CAS-System-Administrator weiter, wenn dies nicht mehr der Fall ist.
    (3) Der RO.CAS-System-Administrator setzt die Löschung um.
  • In <Organisation> werden die in RO.CAS standardisierten Clubämter eingestellt.
RO.CAS S30 Organisation.png
  • In <Rollenverwaltung> werden die Rollen eingestellt.
RO.CAS S40 Rollenverwaltung.png
  • Gelistet werden hier alle in RO.CAS den Nutzern angebotenen Rollen.


RO.CAS S41 Rollenverwaltung Allgemein.png
  • Für jede Rolle werden neben dem jeweiligen automatischen Beginn und Ende (kann dann individuell überschrieben werden) die Zugriffsrechte in vier möglichen Abstufungen eingestellt..


RO.CAS S42 Rollenverwaltung Zugriffsrechte Detail.png
  • Die möglichen Abstufungen der Zugriffsrechte sind
    - Lesen,
    - Anlegen,
    - Ändern und
    - Löschen.
  • In <Zugriffsverwaltung> werden die Zugriffe protokolliert und ggf. dieLOGIN-Berechtigung gesperrt.
RO.CAS S50 Zugriffsverwaltung.png
  • In <TaskScheduler> werden die System-Aufgaben verwaltet.
RO.CAS S61 TaskScheduler Einstellungen.png
RO.CAS S62 TaskScheduler AufgabenÜbersicht.png
RO.CAS S63 TaskScheduler ProtokollÜbersicht.png
  • In <Dateiverwaltung> werden alle Medien-Dateien gelistet.
RO.CAS S70 Dateiverwaltung.png
  • In <Datensatz-Änderungsprotokoll> werden alle Vorgänge mitgeschrieben und gelistet..
RO.CAS S80 Datensatz-Änderungsprotokoll.png
  • In <SSO> wird der SSO-Server verwaltet..
RO.CAS SSO SSO.png


ANWENDUNGS-BEISPIELE

Personen

Da jede Person nur einmal in RO.CAS vorkommt und gleichzeitig zu verschiedenen Clubs/Distrikten Beziehungen habe kann, muss festgelegt werden, welcher Club/Distrikt die Daten bearbeiten kann:

Die Datenführung über Personen-Daten hat immer der Club/Distrikt mit der "gewichtigsten Mitgliedsart". Die Gewichtung der Mitgliedsart ist absteigend:

  1. Aktivmitglied
  2. Ehrenmitglied
  3. Sonstiges Adresse
  4. Partner

Hinweis zu den folgenden 3 Kapiteln:
Der Einfachheit halber beziehen sich die Kapitel auf Mitglieder, weil diese die größte Personengruppe stellen. Doch gelten diese Kapitel auch für alle anderen Personen-Datensätze.

Mitglied - Eintritt


Wenn in einem Club/Distrikt eine neue Person im Menü <Personen> angelegt wird, wird direkt bei der Eingabe des Vor- und Nachnamen geprüft, ob diese Person schon in der Datenbank vorhanden ist. Von dem Ergebnis hängt das weitere Vorgehen ab:

  • Wenn die Person noch nicht in der Datenbank vorhanden ist:
    • wird in dem Club/Distrikt ein neuer Datensatz angelegt.
  • Wenn die Person bereits in der Datenbank vorhanden ist:
    • wird in dem Club/Distrikt der bestehende Datensatz angezeigt und
    • hinsichtlich der Datenführung (siehe oben) kommt es darauf an, bei welchem Club/Distrikt die gewichtigste Mitgliedsart vorliegt - der Club/Distrikt mit der gewichtigsten Mitgliedsart behält bzw. übernimmt die Datenführung (siehe Tabelle "Datenführung").
  • Tabelle "Datenführung"
Fall-Nr. Person wird im Club A: Person ist im Club B: die Datenführung wechselt/bleibt
Club A Club B
11 Aktivmitglied Aktivmitglied
  • Rotary International (RI) erlaubt keine gleichzeitigen Aktivmitgliedschaften in mehr als einem Club.
  • Club A kann das Mitglied erst aufnehmen, wenn die Aktivmitgliedschaft im Club B beendet ist. (Fall-Nr. 15)
  • RO.CAS blockiert solange die Aufnahme im Club A und ermöglicht den Prozess des Clubwechsel via RO.CAS.

=> Wenn die Aktivmitgliedschaft im Club B beendet ist, tritt automatisch Fall-Nr 15 ein.

12 Aktivmitglied Ehrenmitglied Club A übernimmt Club B gibt ab
13 Aktivmitglied Sonstige Adresse Club A übernimmt Club B gibt ab
14 Aktivmitglied Partner Club A übernimmt Club B gibt ab
15 Aktivmitglied Ehemaliges Aktivmitglied Club A übernimmt Club B gibt ab
21 Ehrenmitglied Aktivmitglied -- Club B behält
22 Ehrenmitglied Ehrenmitglied -- Club B behält
23 Ehrenmitglied Sonstige Adresse Club A übernimmt Club B gibt ab
24 Ehrenmitglied Partner Club A übernimmt Club B gibt ab
25 Ehrenmitglied Ehemaliges Aktivmitglied Club A übernimmt Club B gibt ab
31 Sonstige Adresse Aktivmitglied -- Club B behält
32 Sonstige Adresse Ehrenmitglied -- Club B behält
33 Sonstige Adresse Sonstige Adresse Club A übernimmt Club B gibt ab
34 Sonstige Adresse Partner Club A übernimmt Club B gibt ab
35 Sonstige Adresse Ehemaliges Aktivmitglied Club A übernimmt Club B gibt ab
41 Partner Aktivmitglied -- Club B behält
42 Partner Ehrenmitglied -- Club B behält
43 Partner Sonstige Adresse Club A übernimmt Club B gibt ab
44 Partner Partner Club A übernimmt Club B gibt ab
45 Partner Ehemaliges Aktivmitglied Club A übernimmt Club B gibt ab

Mitglied - Datenpflege


Für die Datenpflege der Personen-Daten ist immer der Club/Distrikt verantwortlich, der für die Datenführung des Datensatzes (siehe "Mitglied - Eintritt") zuständig ist.

Wenn z.B. eine Personen im Club A Aktivmitglied und im Club E Ehrenmitglied ist, dann ist für Daten-Änderung der Club A mit der Aktivmitgliedschaft zuständig. Wenn also Club E eine Änderung haben möchte, muss diese von Club A eingetragen werden.

Mitglied - Austritt


Wenn eine Person aus einem Club austritt (Austrittsgründe: "Clubwechsel" oder "Austritt ...") oder aus dem Club ausgeschlossen wird (Austrittsgründe: "Ausschluss ..."), öffnet sich nach Eingabe der Austritts-Daten "Austritts-Datum" und "Austritts-Grund" automatisch die Checkliste "Austritt" und führt durch den Prozess:

  • Checkliste "Austritt"
RO.CAS 331 Personen Organisation AustrittCheckliste.png

Beim Austritt eines Mitgliedes erscheint eine <Austrittscheckliste>:

  • Bei <Weiterhin am Clubleben teilnehmen?> wird
    - bei NEIN der Austritt unmittelbar gespeichert und
    - bei JA erscheinen vier weitere Fragen (siehe nächstes Bild).


RO.CAS 332 Personen Organisation AustrittCheckliste Liste.png
  • <?>
  • Bei <Bestehende Terminabmeldungen erhalten?> wird
    - bei NEIN die Person aus alle zukünftigen An-/Abmeldelisten gelöscht und
    - bei JA bleibt die Person in allen zukünftigen An-/Abmeldelisten.
  • Bei <Teilnahme an aktuellen Projekten erhalten?> wird
    - bei NEIN die Person aus alle nicht abgeschlossenen Projekten ausgetragen und
    - bei JA bleibt die Person in allen nicht abgeschlossenen Projekten.
  • Bei <Zugriffsrechte auf Systeme erhalten?> werden
    - bei NEIN alle Zugriffsrechte der Person auf die Systeme des Clubs gelöscht und
    - bei JA bleiben alle Zugriffsrechte der Person auf die Systeme des Clubs bestehen.


RO.CAS 335 Personen Organisation AustrittGründe.png

Rotary Internatinal (RI) möchte gerne die Austrittsgründe differenzierter erfassen, um dem weltweiten Mitgliederschwund (nicht in D) entgegen wirken zu können. Dazu dient die Liste mit 11 Austrittsgründen. Die Clubs entscheiden, welchen Austrittsgrund sie im Einzelfall angeben.

Die Austrittsgründe sind in drei Gruppen gegliedert:

  • Der "Wechsel" ist ein Sonderfall, weil es zwar für die beiden Clubs von Bedeutung ist, an der grundsätzlichen Mitgliedschaft bei Rotary Internatinal aber nichts ändert.
  • Der "Austritt" ist durch das Mitglied initiiert.
  • Der "Ausschluss" ist durch den Club veranlasst.

Personen zuordnen


...

Termine

Terminarten

...


Einzelne Termine

....


Terminserien

...


Meetings

Vorbereitung

...


Durchführung

...


Nachbereitung

...

HISTORIE

Weil die 2007 eingeführte Version von RO.CAS nach über 10 Jahren technisch am Ende Ihrer Laufzeit angekommen ist, wird zum 01. Februar 2019 (Stand: 14.09.2018) durch eine neue Version ersetzt werden.