RO.CAS-UPDATE

Aus RO.WIKI
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Es ist das Ziel, die aktuelle Version von RO.CAS im Laufe des Jahres 2020 durch die neue Version von RO.CAS zu ersetzen. Diese Seite begleitet den Versionswechsel.


ZEITPLAN

Das Rotary Magazin berichtet begleitend über das Projekt:

Der Zeitplan sieht Stand 20.02.2020 so aus

  • Ab dem 20.02.2020 steht RO.CAS-2 als Schulungs- und Test-Version bundesweit zur Verfügung.
  • Ab Ende Februar 2020 beginnen weitere Beta-Test.
  • Ab Anfang März 2020 beginnen in den Distrikten die Schulungen der Inhaber der Clubämter 2020/2021.


DATENPRÜFUNG UND DATENKORREKTUR

Es ist grundsätzlich das Ziel, alle Daten vom jetzigen RO.CAS in das neue RO.CAS zu übernehmen. Dazu werden alle Daten auf Ihre Funktionsfähigkeit im neuen RO.CAS geprüft. Wenn ausnahmsweise Daten nicht übernommen werden können, werden die Clubs und Distrikte hierüber informiert.


DATEN-ÜBERNAHME

Zum Wechsel der RO.CAS-Versionen wird es eine endgültige Datenübernahme geben. Alle fehlerhaften Daten, die bis dahin nicht von den Clubs und Distrikten korrigiert wurden, werden nicht übernommen!

Jeder Club und jeder Distrikt wird ein Datenübernahmeprotokoll bekommen, das sämtliche nicht übernommenen Daten auflisten wird.


VERÄNDERUNGEN

Der Artikel „Aufgeräumt, empathisch und für alle Rotarier von hohem Nutzwert“ vom 01.02.2019 im Heft 2019/02 spannt den Bogen vom bisherigen RO.CAS auf das neue RO.CAS.

Nachfolgend sind wesentliche Veränderungen aufgeführt und mit den dazugehörenden Abschnitten in dem Artikel zum neuen RO.CAS verlinkt.


Allgemein

Verbessert:

  • Die Benutzeroberfläche ermöglicht die intuitive Nutzung, unterstützt durch diese Elemente:
    • Hilfe und Unterstützung
    • Bildschirm-Bereiche
      • Das responsive Design passt sich automatisch der Bildschirmgröße bzw. der Fenstergröße von RO.CAS an.
      • Die Benutzeroberfläche ist multilingual.
      • Die Menü-Leiste hat eine flache Menüstruktur ohne Untermenüs und mit höchstens 5 Reitern (Tabs) und ist klar und logisch gegliedert. Elemente ohne persönlicher Zugriffsberechtigung sind sichtbar, aber ausgegraut (abgeschwächt angezeigt) und ohne Funktion.
      • In der Kopf-Zeile lassen sich verschiedene, meist nur vorübergehend benötigte, Einstellungen vornehmen.
    • Zentrale Funktionen
      • Funktionen sind nur einmal vorhanden und werden bei Bedarf innerhalb von RO.CAS aufgerufen.
      • Listen können formatiert, sortiert, exportiert und durchsucht werden und die Detailansichten erscheinen als Modal/PopUp.

Entfallen:

  • Es gibt 80 % weniger Formulare.
    Der Club- und der Distrikt-Teil sind zusammengelegt und haben nur noch 40 Formularen (-79 %) in nur noch 10 Menüelemente (- 89 %) der nur noch 10 Bereichen (- 55 %). Dies vereinfacht die Nutzung von RO.CAS erheblich.
  • Die Vorwahl-Nummern der Clubgebiete entfallen.
    Um Papier für das Mitgliederverzeichnis (MGV) zu sparen, werden bisher im MGV die Vorwahl-Nummern des Clubgebietes beim Club gezeigt und dann bei den Mitgliedern weg gelassen. Aus unterschiedlichen Gründen (z.B. Mobil-Nummern statt Festnetz-Nummern, größere Einzugsgebiete der Clubs) funktioniert das seit Jahren immer weniger. Deshalb entfällt dieses nun komplett.
  • Die Nennung des Gründungsbeauftragten entfällt.
    Die explizierte Nennung des Gründungsbeauftragten (nicht zu verwechseln mit dem Gründungspräsidenten!) in einem eigenständigen Datensatz bedeutet aus Datenschutzgründen einen erheblichen Aufwand. Mit dem ersatzlosen Wegfall wird das vermieden.
  • Kontonummern und Bankleitzahlen entfallen.
  • Die Bestellung des MGV u.a. erfolgt nun im Verlagsprogramm der Rotary Verlags GmbH.

Menü <Startseite>

(Link zum Kapitel Menü STARTSEITE vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Startseite zeigt <Mitteilungen> vom Club, Distrikt und RO.CAS-System-Administrator und die nächsten <Termine>.


Menü <Organisation> (Club/Distrikt)

(Link zum Kapitel Menü ORGANISATION vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Es können beliebig viele unterschiedliche Kommunikationsdaten (Adressen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Faxnummern sowie Social Media-Accounts) gespeichert werden.
  • Die Ämter-Besetzungen lassen sich taggenau eingeben.


Menü <Personen>

(Link zum Kapitel Menü PERSONEN vom neuen RO.CAS)

Verändert:

Verbessert:

  • Es können beliebig viele unterschiedliche Kommunikationsdaten (Adressen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Faxnummern sowie Social Media-Accounts) gespeichert werden. Alle Kommunikationsdaten können variabel favorisiert und veröffentlicht werden.
  • Bei Clubwechsel müssen Mitglieder nicht neu erfasst werden.
  • Beim Austritt führt eine Austritts-Checkliste durch den Prozess.

Entfallen:

  • Die Daten der Partner werden nicht mehr beim Mitglied erfasst.
    Jeder Partner wird wie jede Person in einem eigenen Datensatz erfasst. Nur so lässt es sich z.B. abbilden, dass Partner auch Mitglieder in einem Rotary Club sein können. Auch kann nur so sichergestellt werden, dass Partner selber die Zustimmung gemäß Datenschutz geben können.
  • Die Daten von Kindern werden nicht mehr erfasst.
    Aus Datenschutzgründen werden Kinder nicht mehr erfasst. Neben der dafür notwendigen Zustimmung der Sorgerechts-Berechtigten zu Beginn der Erfassung müsste beim Erreichen der Volljährigkeit ein ehemaliges Kind selber seine Zustimmung geben - und dafür ist insgesamt der Aufwand zu hoch.
  • Die Vielzahl an Layouts für die Mitgliederbroschüren wird zur Vereinheitlichung reduziert.
  • Die bisher gezeigten beiden Druckereien werden nicht mehr gezeigt.


Menü <Termine>

(Link zum Kapitel Menü TERMINE vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Teilnehmer- und Anmeldelisten aktualisieren sich selbständig.
  • Bei Anmeldungen kann ein Zeitfenster für Anmeldungen gesetzt werden.
  • Die Teilnehmerzahl kann nach Anmeldeschluss automatisch an das Veranstaltungslokal gesandt werden.
  • Der Meeting-Generator wird durch Terminserien ersetzt, die eine große Variabilität ermöglichen.

Entfallen:

  • Die Info-E-Mail an den Organisator entfällt.

Menü <Berichte>

Dieses Menü soll das Menü „Wochenberichte“ sowie „Clubsachen-Protokolle“ sowie „RO.Web / Infos“ zusammenfassen.

Menü <Statistiken>

Das Menü koppelt die Statistiken aus den Menüs „Mitglieder“ aus.

Menü <E-Mails und Dokumente>

(Link zum Kapitel Menü KORRESPONDENZ vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Beim E-Mail-Versand bekommt der Absender eine direkte Rückmeldung bei Störungen in der E-Mail-Zustellung.

Entfallen:

  • Die E-Mail-Protokolle fallen weg.
    Die E-Mail-Protokolle im bisherigen RO.CAS zeigen nur an, ob die (Serien-)E-Mails korrekt an den E-Mail-Versende-Server übergeben wurden. Sie zeigen nicht an, ob dann diese E-Mails versandt und beim Empfänger angekommen sind. Dies wird oft falsch interpretiert.


Menü <Präsenzen>

(Link zum Kapitel Menü PRÄSENZEN vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Präsenzen werden ausschließlich als Jahrespräsenzen berechnet.

Entfallen:

  • Die unterjährigen Präsenzberechnungen entfallen.
    Die Erfahrung mit dem bisherigen RO.CAS zeigt, dass bei der unterjährigen Präsenzberechnung zu oft vergessen wird, die Zeitraumüberschreitende Berücksichtigungen von Zusatzpräsenzen richtig zuzuordnen. Deshalb wird nun nur noch die Betrachtung der Jahrespräsenz angeboten.


Menü <Projekte>

(Link zum Kapitel Menü PROJEKTE vom neuen RO.CAS)

Hier gibt es keine wesentlichen Änderungen.


Menü <RO.Web>

(Link zum Kapitel Menü INTERNET vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Bei jedem Artikel kann der Zeitraum der Veröffentlichung von - bis eingestellt werden.
  • Jeder Artikel kann in verschiedenen Sprachen geschrieben werden, die dann je nach Sprach-Einstellung des Lesers erscheinen.


Menü <Medien>

(Link zum Kapitel Menü MEDIEN vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Es lassen sich Bilder, Videos und Audio-Dateien als Medien-Dateien speichern.

Entfallen:

  • Medien-Dateien lassen sich nicht mehr dauerhaft speichern.
    Im bisherigen RO.CAS bleiben Bilder im Speicher, wenn die Artikel, denen sie zugeordnet waren, gelöscht werden. Da RO.CAS 2019 aber kein Datenspeicher ist, werden beim Löschen von Artikeln auch die zugeordneten Medien-Dateien gelöscht, soweit diese nicht anderweitig noch in Verwendung sind. Zum archivierenden Speichern von Medien-Dateien dient RO.Cloud.


Menü <Einstellungen>

(Link zum Kapitel Menü ADMINISTRATION vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Zugriffsrechte sind differenziert nach "Lesen", "Erstellen", "Verändern" und "Löschen".
  • Die Zugriffsrechte der Ämter sind voreingestellt - und per Hand änderbar. Den einzelnen Ämtern sind die Zugriffsrechte fest zugeordnet. Dabei ist eine ausreichende Überlappungszeiten mit der vorherigen (ab 01.04.) und der nachfolgenden (bis 31.07.) Amtszeit gegeben. Innerhalb dieses Zeitraumes können die Zugriffsrechte verändert werden, um so einem Mitglied für dessem Amtszeit die Zugriffsrechte erweitert oder reduziert zu erteilen. Beim Wechsel auf das nachfolgende Rotary-Jahr springen die veränderten Zugriffsrechte wieder auf die Grundeinstellungen zurück.
  • Alle Einstellungen sind zentralisiert, weil die Erfahrung zeigt, dass die Zusammenfassung an einer Stelle sinnvoller ist als das Verteilen auf die verschiedenen Menüs.
  • Die automatischen Daten-Exporte werden angezeigt.
  • Eine Logdatei protokolliert alle Vorgänge, so dass ggf. bei Bedarf und unter Einhaltung vorgegebener Regeln nachvollzogen werden kann, wer wann was in RO.CAS gemacht hat.