RO.CLOUD

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RO.Cloud (rocloud.rotary.de) ist die Daten-Cloud der Rotary Verlags GmbH (Verlag) für Rotary, mit der Dateien (Dokumente, Fotos usw.) innerhalb der Rotarischen Familie auf PCs, Laptops und Mobilgeräten geteilt und aktuell gehalten werden. Die aktuelle Version ist RO.Cloud 14.

RO.Cloud-Nutzung

RO.Cloud basiert auf der Software Nextcloud und erweitert diese für den Einsatz bei Rotary in Deutschland. Die Versions-Nummer von RO.Cloud entspricht der von Nextcloud).

Online-Nutzung

Online (also mit bestehender Internetverbindung) lässt sich RO.Cloud auf jedem Gerät mit einem Internet-Browser unter der Internet-Adresse (URL) https://rocloud.rotary.de nutzen.

Offline-Nutzung

Offline lässt sich RO.Cloud nur nutzen, wenn auf dem jeweiligen Gerät die passende Nextcloud-App installiert wurde:

  • Die Desktop-App gibt es für die drei gängigsten Betriebssysteme Windows, Mac und Linux. Sie bindet RO.Cloud in die Dateiverzeichnisse der jeweiligen Desktop-Geräte ein und macht damit das Arbeiten in und mit RO.Cloud so einfach wie alle anderen Tätigkeiten in Dateiverzeichnissen.
  • Die ANDROID-App ermöglicht die Off- und Online-nutzung von RO.Cloud auf Smartphones und Tablets mit dem ANDROID-Betriebssystem.
  • Die iOS-App ermöglicht die Off- und Online-Nutzung von RO.Cloud auf iPhones und iPads.

Die jeweilige App ermöglicht die Offline-Nutzung und synchronisiert sich zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit dem Online-System:

Handbücher

Für die Nutzung von RO.Cloud gelten die Handbücher von Nextcloud der jeweiligen Nextcloud-Version. Leider liegen die Handbücher nur in Englisch vor, aber sie lassen sich mit jedem Übersetzungsprogramm (z.B.: DeepL einfach übersetzen.

Handbücher für Benutzer:

Datensicherheit

RO.Cloud wird bei einem Hoster in Deutschland bereitgestellt. Dabei werden höchste Anforderungen aus den Bereichen Sicherheit und Datenschutz umgesetzt und ständig aktualisiert. RO.Cloud wird ständig auf einem aktuellen technischen Stand gehalten.

Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt und über persönliche Anmeldungen und Berechtigungen.


Übersicht

RO.Cloud (https://rocloud.rotary.de) nutzt den ROTARY-LOGIN.

In RO.Cloud sind Inhalte nur zu sehen, wenn der Club und/oder Distrikt RO.Cloud nutzt und das Mitglied mindestens Leserechte auf die Verzeichnisse hat. Die Tabelle zeigt die oberste Verzeichnis-Ebene (Start-Verzeichnisse) und wer was wann darf:

Mitglieder ... Club-Ämter ... Distrikt-Ämter ... Redakteure ...

... können in ihrem Club ...
... mit diesen im RO.CAS des Clubs einzustellenden Zugriffsrechten:
  • RO.WEB / RO.Cloud
  • RO.WEB / RO.Cloud
    +
  • Club-Ämter-Rolle
  • RO.Cloud-Archivar Mitglieder
RC Clubname [Mitglieder]
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • teilen
RC Clubname [Mitglieder-Archiv]
  • lesen1)
  • lesen1)
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • teilen3)
... mit diesen im RO.CAS des Clubs einzustellenden Zugriffsrechten:
  • RO.WEB / RO.Cloud
    +
  • Club-Ämter-Rolle
  • RO.Cloud-Archivar Clubämter
RC Clubname [Ämter]
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • teilen3)
RC Clubname [Ämter-Archiv] 4)

... können in ihrem Distrikt ...
... mit diesen im RO.CAS des Distriktes einzustellenden Zugriffsrechten:
  • RO.WEB / RO.Cloud
    +
  • Distrikt-Ämter-Rolle
  • ROLE_RD_ROCLOUD_CLUB_EDITOR
RD Distrikt [Clubs]
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • teilen3)
RD Distrikt [Clubs-Archiv]
  • lesen1)
  • lesen1)
  • lesen1)
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • teilen3)
... mit diesen im RO.CAS des Distriktes einzustellenden Zugriffsrechten:
  • RO.WEB / RO.Cloud
    +
  • Distrikt-Ämter-Rolle
  • Distrikt-RO.Cloud-Archivar Distriktämter
RD Distrikt [Ämter]
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • lesen1)
  • schreiben2)
  • teilen3)
RD Distrikt [Ämter-Archiv] 4)
 
Die Farben zeigen, ob die Lese- und Schreib-Rechte ... ... sich automatisch ergeben aus den in RO.CAS eingestellten allgemeinen Zugriffsrechten
oder
... in RO.CAS gezielt eingestellt werden durch den RO.CAS-Admin:
  • bei Clubs sind das die Rollen
    • RO.Cloud-Archivar Mitglieder
    • RO.Cloud-Archivar Clubämter
  • bei Distrikten sind das die Rollen
    • ROLE_RD_ROCLOUD_CLUB_EDITOR
    • Distrikt-RO.Cloud-Archivar Distriktämter
oder
... in RO.Cloud gezielt eingestellt werden durch den RO.Cloud-Admin ("rocloud-admin-12345").
Hinweise: 1)2)3)4)
1) "lesen" bedeutet:
    - Dateien lesen und herunterladen

2) "schreiben" bedeutet:
    - Verzeichnisse anlegen, kopieren, verschieben, umbenennen und löschen
    - Dateien hochladen, herunterladen, lesen, bearbeiten, kopieren, verschieben, umbenennen und löschen

3) "teilen" bedeutet:
    - Verzeichnisse öffentlich und/oder RO.Cloud-intern zu teilen
    - Dateien öffentlich und/oder RO.Cloud-intern zu teilen

4) Die RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse "...[Ämter-Archiv]" der Clubs und Distrikte stehen für Inhalte zur Verfügung, bei denen für jedes Unterverzeichnis und ggf. für jede Datei individuelle Rechte zum Lesen, Schreiben, Umbenennen, Kopieren, Verschieben und Teilen sinnvoll sein können. Daher gibt es für diese beiden RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse keine automatische Rechte-Vergabe, sondern nur eine individuelle Rechtevergabe.

RO.Cloud-Administration

RO.Cloud-Standard-Berechtigungen

Für drei RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse steuern die RO-Cloud-Standard-Berechtigungen die Zugriffsrechte automatisch:

  • Für die RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse "...[Mitglieder]", "...[Mitglieder-Archiv]" und "...[Ämter]" eines Clubs steuern die im Club-RO.CAS vergebenen Rollen die Zugriffsrechte automatisch.
  • Für die RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse "...[Clubs]", "...[Clubs-Archiv]" und "...[Ämter]" eines Distrikts steuern die im Distrikt-RO.CAS vergebenen Rollen die Zugriffsrechte automatisch.

Die RO.Cloud-Standard-Berechtigungen orientieren sich an den RO.Cloud-Standard-Verzeichnissen je Club bzw. Distrikt.

RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse und -Befugnisse

Je Club gibt es die beiden Zielgruppen

  • Mitglieder und
  • Amtsinhaber.

Für beide Zielgruppen gibt es jeweils die beiden unterschiedliche RO.Cloud-Befugnis-Gruppen

  • lesen und
  • lesen & schreiben.

Die beiden Befugnis-Gruppen unterscheiden sich wesentlich:

  • Die Befugnis-Gruppe "lesen" bedeutet, dass Dateien nur geöffnet und heruntergeladen werden können. Es können weder Ordner angelegt noch Dateien gespeichert oder kopiert oder verschoben oder gelöscht oder umbenannt werden.
  • Die Befugnis-Gruppe "lesen & schreiben" bedeutet, dass Dateien sowohl geöffnet und heruntergeladen als auch gespeichert und kopiert und verschoben und gelöscht und umbenannt sowie Ordner angelegt werden können.

Die zusätzliche Befugnis, Daten und Ordner zu teilen, steht nur den Redakteuren zur Verfügung.

Die beiden ausklappbaren Tabellen zeigen ausführlich, wer was darf:

"RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse für Clubs"
RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse Befugnisse für ...
... Mitglieder ... Club-Ämter ... Distrikt-Ämter ... Redakteure
RC Clubname [Mitglieder] Ordner
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Dateien
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Ordner
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Ordner
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- teilen
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- teilen
RC Clubname [Mitglieder-Archiv] Ordner
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Dateien
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Ordner
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Dateien
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Ordner
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- umbennenen
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- teilen
Dateien
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- teilen
RC Clubname [Ämter] Ordner
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RC Clubname [Ämter-Archiv] Das RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse "...[Ämter-Archiv]" steht für Inhalte zur Verfügung, bei denen für jedes Unterverzeichnis und ggf. für jede Datei individuelle Rechte zum Lesen, Schreiben, Umbenennen, Kopieren, Verschieben und Teilen sinnvoll sein können. Daher gibt es für dieses RO.Cloud-Standard-Verzeichniss keine automatische Rechte-Vergabe, sondern nur eine individuelle Rechtevergabe.
RD Distriktnummer [Clubs] 1) Ordner
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RD Distriktnummer [Clubs-Archiv] 1) Ordner
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1) Wenn neben dem Club auch der Distrikt, dem der Club angehört, RO.Cloud einsetzt, sind beim Club zusätzlich diese beiden RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse des Distriktes zu sehen.
"RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse für Distrikte"
RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse Befugnisse für ...
... Mitglieder ... Club-Ämter ... Distrikt-Ämter ... Redakteure
RD Distriktnummer [Clubs] 1) Ordner
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RD Distriktnummer [Clubs-Archiv] 1) Ordner
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RD Distriktnummer [Ämter] Ordner
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RD Distriktnummer [Ämter-Archiv] Das RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse "...[Ämter-Archiv]" steht für Inhalte zur Verfügung, bei denen für jedes Unterverzeichnis und ggf. für jede Datei individuelle Rechte zum Lesen, Schreiben, Umbenennen, Kopieren, Verschieben und Teilen sinnvoll sein können. Daher gibt es für dieses RO.Cloud-Standard-Verzeichniss keine automatische Rechte-Vergabe, sondern nur eine individuelle Rechtevergabe.
1) Wenn neben dem Distrikt auch ein Club, der dem Distrikt angehört, RO.Cloud einsetzt, sind beim Club zusätzlich diese beiden RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse des Distriktes zu sehen.

Regeln für die RO.Cloud-Standard-Berechtigungen

Um die Berechtigungen so einfach wie möglich zu gestalten, sind diese so weitestgehend automatisiert. Dabei gelten diese Regeln:

  1. RO.Cloud muss vom Club bestellt sein:
    Die vier RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse gibt es für einen Club nur, wenn ein Club RO.Cloud überhaupt bestellt hat. Ist dies nicht der Fall, sehen Mitglieder generell keine RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse, auch wenn sie ansonsten alle benötigten Einstellungen (siehe nachfolgende Punkte) haben.
  2. Mitglieder benötigen generell ROTARY-LOGIN-Rolle "RO.Web / RO.Cloud":
    Die Mitglieder können generell diese RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse überhaupt nur sehen, wenn Ihnen die ROTARY-LOGIN-Rolle "RO.Web / RO.Cloud" zugewiesen ist. Ohne die ROTARY-LOGIN-Rolle "RO.Web / RO.Cloud" sehen Mitglieder die RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse ebenfalls nicht, auch wenn sie ansonsten alle benötigten Einstellungen (siehe nachfolgende Punkte) haben.
  3. ROTARY-LOGIN-Rolle "RO.Web / RO.Cloud" berechtigt für die Verzeichnisse-Gruppen "...Mitglieder..." und "...Clubs...":
    Mit der ROTARY-LOGIN-Rolle "RO.Web / RO.Cloud" stehen bei den Clubs die RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse "...[Mitglieder]" zum Lesen und Schreiben und "...[Mitglieder-Archiv]" nur zum Lesen zur Verfügung. Bei den Distrikten stehen entsprechend die Verzeichnisse "...[Mitglieder]" zum Lesen und Schreiben und "...[Mitglieder-Archiv]" nur zum Lesen zur Verfügung.
  4. Amtsinhaber benötigen ROTARY-LOGIN-Rolle Club-Amt:
    Nur für Inhaber einer ROTARY-LOGIN-Rolle aus dem Bereich der Club-Ämter steht das RO.Cloud-Standard-Verzeichnis "...[Ämter]" zum Lesen und Schreiben zur Verfügung.
  5. ROTARY-LOGIN-Rollen "RO.Cloud-Redakteuer..." zum Beschreiben der "...[...-Archiv]"-Verzeichnisse:
    Für das Schreiben in den Archiv-Verzeichnissen "...[Mitglieder-Archiv]", "...[Clubs-Archiv]" und "...[Ämter-Archiv]" der RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse stehen als ROTARY-LOGIN-Rollen entsprechende Redakteuers-Rollen zur Verfügung. Diese sind bewusst nicht an irgendeine Funktion gebunden und können frei vergeben werden. Um wirksam zu sein, müssen allerdings jeweils die vorgenannten Punkte erfüllt sein.

RO.Cloud-Standard-Berechtigungen auf Club-Ebene einrichten

Auf Basis der vorgenannten Regularien für die RO.Cloud-Standard-Berechtigungen müssen für die RO.Cloud-Nutzung nur die Rollen für die Bearbeitung der Archiv-Verzeichnisse eingerichtet werden. Dies erfolgt für RO.CAS nutzende Rotary Clubs durch die jeweiligen Club-Administratoren, wie es unter ROTARY-LOGIN-Zugriffsrechte beschrieben ist.

Dabei kann man zwar beliebig vielen Personen die jeweiligen Rollen zuweisen, es empfiehlt sich aber, hier eher zurückhaltend zu sein. Meist sind die Ämter Sekretär und Executive Secetary dafür besonders geeignet.

Für das RO.Cloud-Standard-Verzeichnis "RC Clubname [Mitglieder-Archiv]" sollte die ROTARY-LOGIN-Rolle "RO.Cloud-Redakteur Mitglieder-Archiv" im Club-RO.CAS der Person zugewiesen werden, die sich darum kümmert.

RO.Cloud-Standard-Berechtigungen auf Distrikt-Ebene einrichten

Auf Basis der vorgenannten Regularien für die RO.Cloud-Standard-Berechtigungen müssen für die RO.Cloud-Nutzung nur die Rollen für die Bearbeitung der Archiv-Verzeichnisse eingerichtet werden. Dies erfolgt für RO.CAS nutzende Rotary Distrikte durch die jeweiligen Distrikt-Administratoren, wie es unter ROTARY-LOGIN-Zugriffsrechte beschrieben ist.

Dabei kann man zwar beliebig vielen Personen die jeweiligen Rollen zuweisen, es empfiehlt sich aber, hier eher zurückhaltend zu sein. Meist sind die Ämter Sekretär und Executive Secetary dafür besonders geeignet.

Für das RO.Cloud-Standard-Verzeichnis "RD Distriktnummer [Clubs-Archiv]" sollte die ROTARY-LOGIN-Rolle "RO.Cloud-Redakteur Clubs-Archiv" im Distrikt-RO.CAS der Person zugewiesen werden, die sich darum kümmert.

RO.Cloud-Individual-Berechtigungen durch Kreise

Für die RO.Cloud-Standard-Verzeichnisse "... [Ämter-Archiv]“ werden die Zugriffsrechte individuell über die RO.Cloud-Individual-Berechtigungen vergeben, weil nur so individuelle Zugriffe auf die einzelnen Unter-Verzeichnisse möglich sind.

Grundsätzlich können auch in den drei RO.Cloud-Standard-Verzeichnissen mit RO.Cloud-Standard-Berechtigungen zusätzliche RO.Cloud-Individual-Berechtigungen vergeben werden. Bereits bestehenden RO.Cloud-Standard-Berechtigungen können dabei allerdings nicht durch RO.Cloud-Individual-Berechtigungen eingeschränkt werden. Einer Person, die laut RO.Cloud-Standard-Berechtigungen ein Schreibe-Recht hat, kann dieses nicht mit einer RO.Cloud-Individual-Berechtigung entzogen werden.

RO.Cloud-Nutzern Zugriffsrechte einzeln zuweisen

Jedes Verzeichnis und jede Datei kann individuell mit jedem RO.Cloud-Nutzer geteilt (= Zugriffsrecht zugewiesen) werden.

RO.Cloud-Nutzern Zugriffsrechte über Kreise zuweisen

Jedes Verzeichnis und jede Datei kann individuell über Kreise mit anderen RO.CAS-Nutzer geteilt (= Zugriffsrecht zugewiesen) werden. Der Begriff "Kreise" bzw. "Circles" stammt aus der Basis-Software Nextcloud und wird daher auch hier verwendet. Kreise fassen RO.Cloud-Nutzer zusammen und jeder RO.Cloud-Nutzer kann Kreise einrichten und frei verwenden.

Bitte beachten Sie dazu die sehr wichtigen Hinweise:

  • Kreise sind fest an den erstellenden Benutzer als Eigentümer gekoppelt; verlässt der erstellende Benutzer RO.Cloud, entfällt der Kreis.
  • Daher gibt als personenunabhängigen Benutzer die RO.Cloud-Administratoren:
    • Für Rotary Club haben die RO.Cloud-Administratoren den Benutzernamen "rocloud-admin-12345", wobei 12345 für die 5-stellige Club-Nummer steht, die in RO.CAS im Menü <Administration>, Untermenü <Clubdaten>, Reiter <Allgemein>, Feld <RI-Nr> zu finden ist.
    • Für Rotary Distrikte haben die RO.Cloud-Administratoren den Benutzernamen "rocloud-admin-1234", wobei 1234 für die 4-stellige Distrikt-Nummer steht.

Von den in Nextcloud möglichen vier Kreise sind in RO.Cloud nur die beiden Kreise sinnvoll nutzbar, die nicht öffentlich gelistet werden. Damit können einerseits die Kreise in vollem Umfang genutzt werden ohne andererseits als unüberschaubare Liste sichtbar zu sein. Beide Kreise sind in der Tabelle GRÜN hinterlegt.

Kreis-Typ Beschreibung in RO.CLOUD (erscheint auch beim Anlegen des Kreis als Hilfe) Empfehlung für RO.Cloud
Persönlicher
Kreis
Ein persönlicher Kreis ist eine Liste von Benutzern, die nur dem Eigentümer bekannt sind. Dies ist die richtige Option, wenn Sie regelmäßig mit derselben Personengruppe teilen möchten.

=> Dies ist die passende Funktion, wenn Sie Daten wiederholt mit der selben Liste an lokalen Benutzern teilen möchten.

sinnvoll für

  • Clubämter
  • Distriktämter
Öffentlicher
Kreis
Ein öffentlicher Kreis ist eine offene Gruppe, die für jeden sichtbar ist, der bereit ist, sich zu beteiligen. Ihr Kreis wird für alle sichtbar sein und jeder kann dem Kreis beitreten.

=> Jeder kann diesen Kreis sehen, dem Kreis beitreten und auf freigegebene Elemente zugreifen.
nicht sinnvoll
Geschlossener
Kreis
Ein geschlossener Kreis erfordert die Einladung oder Bestätigung durch einen Admin. Dies ist der richtige Kreis, wenn Sie auf der Suche nach Privatsphäre bei der Weitergabe Ihrer Dateien oder Ideen sind.

=> Jeder kann diesen Kreis finden und den Beitritt anfordern. Nur Mitglieder des Kreises können die Liste der anderen Mitglieder sehen und Zugriff auf freigegebene Elemente haben.
bedingt sinnvoll
Geheimer
Kreis
Ein geheimer Kreis ist eine offene Gruppe, die durch ein Passwort geschützt werden kann. Benutzer werden nicht in der Lage sein, diesen Kreis mit der Nextcloud-Suchmaschine zu finden.

=> Nicht-Mitglieder des Kreises werden diesen geheimen Kreis über die Suchfunktion nicht finden können.
sinnvoll

RO.Cloud-Berechtigungen durch den Verlag

Für Clubs und Distrikte, die nicht RO.CAS nutzen, sowie für weitere Gremien, Fördervereine und rotarische Einzelpersonen weisen die Verlags-Administratoren die RO.Cloud-LOGIN-Berechtigung zu.


Bestellung

Vertragspartner für RO.Cloud ist der Verlag.

Über den Leistungsumfang von RO.Cloud informiert der Verlag in der PDF "Informationen über die RO.Cloud".

Die Bestellung online über diesen Link kann von

  • Rotary Distrikten,
  • Rotary Clubs,
  • rotarischen Gremien und Fördervereinen sowie
  • Rotarierinnen und und Roteriern

vorgenommen werden.

Die Freischaltung erfolgt automatisch direkt nach der Bestellung.